Home office: como liderar uma equipe de forma remota e eficaz

O que os diretores de agências e gestores de projetos estão fazendo para reduzir impactos da crise criada pelo coronavírus

O mundo vive uma pandemia causada pela COVID-19 (coronavírus). Em meio a toda a situação, principalmente seguindo orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS), muitas empresas continuam suas operações de forma remota. Entretanto, seguir os processos de trabalho em home office pode ser um desafio para muitos gestores.

De acordo com o relatório de 2019, State Of Remote Work, do Buffer, trabalhar de casa pelo menos uma parte do tempo ou por todo o restante da carreira é uma vontade de 99% dos colaboradores que já praticam o home office no mundo. A prática é bem vista para quem executa.

Entretanto, segundo a pesquisa “Trabalho Remoto & Home Office”, realizado pelas empresas Convenia e Ahgora, em 2020, 63,5% das empresas brasileiras ainda não possuem política de trabalho remoto. O estudo também apontou que o controle das horas para a gestão da jornada de trabalho e manter a produtividade são um dos maiores desafios.

Rodolfo Campitelli, sócio e COO da agência Bold, relatou que todos os 60 colaboradores da agência estão em home office. Campitelli disse que, para este momento, a equipe precisa trabalhar através da confiança.

Contudo, para garantir as entregas de todos, Rodolfo Campitelli segue reforçando a comunicação entre a equipe. “Estamos diariamente realizando duas daily meeting por squads, os líderes aplicam metodologia ágil mesmo que remotamente e cada integrante do projeto/célula precisa responder três perguntas: o que fiz/farei ontem/hoje?; o que farei hoje/amanhã?; alguma coisa impediu/impedirá a realização do meu trabalho?”, contou.

Com essas três perguntas no início da manhã ou final da tarde, o sócio da Bold afirmou estar conseguindo realizar todas as entregas dentro dos prazos acordados com o cliente, além de gerar planos de ação e ideias para a maioria dos clientes.

Para Nathália Beividas, Diretora de Projetos na CP+B e líder de três GP’s, a comunicação é fundamental para o sucesso dos projetos. “Nós nos organizamos para reuniões diárias de 30 minutos no final do dia. Basicamente, 10 minutos para cada GP falar sobre seus projetos, o que rolou no dia, se teve alguma dificuldade e se podemos colaborar com algo remotamente”, disse.

Patricia Silvestre, Diretora de Operações e Projetos na GTB e líder de 15 profissionais, confirmou o desafio de gerenciar a equipe remotamente, mas garantiu que a tecnologia e o comprometimento do time têm ajudado bastante. Patricia expressou que o uso eficiente das metodologias, clareza dos processos, treinamento e engajamento constante da liderança e colaboradores estão sendo importantes para entregas dos projetos no atual momento.

Informação, colaboração e confiança

Alex Messias, responsável pelas áreas de Operações e Projetos da iD\TBWA, revelou que os escritórios TBWA de todo o mundo começaram a trocar informações com as lideranças de cada agência em todos países desde o anúncio de pandemia feito pela OMS. “Várias conversas aconteceram entre as agências e entre os times, e também rodamos uma pesquisa com todos para entender e mapear as possíveis dificuldades que cada um poderia ter na eventual necessidade de trabalho remoto por tempo indeterminado”, declarou.

Alex citou o quanto foi importante o papel das lideranças no entendimento da situação, mapeamento de dificuldades e planejamento de ações para o período de quarentena. “Demos início a preparação de todas as necessidades para seguir o plano de ações, desde a definição de ferramentas, melhor formato para realização de status e interação a distância entre as áreas, e até uma ‘cartilha’ de ‘Como ser mais produtivo e focado fazendo Home Office?’”.

“Umas das coisas mais significativas que fizemos questão de mostrar foi a confiança que existe nos líderes e gestores em seus times, e reforçar e acompanhar o comprometimento pela qualidade e entrega – independente do local que será feito”, disse Alex Messias.

Para gerir um time de mais de 160 profissionais, Alex Messias relatou que as responsabilidades devem deixar de estarem focadas apenas em uma conta ou equipe e passarem a serem vistas para um todo. ”Entendemos que para conseguir viabilizar uma eficaz liderança das equipes numa situação como essa, o melhor caminho seria dividir as responsabilidades entre os gestores de cada área, squad e/ou conta, e foi o que fizemos”, confessou.

Ferramentas no trabalho remoto

Diversas agências já utilizam ferramentas que auxiliam na comunicação entre a equipe e gerenciamento de projetos. O que causa familiaridade em muitos colaboradores na hora de utilizarem apenas essas ferramentas no período atual de home office compulsório.

Na CP+B, Nathália revelou quatro plataformas que as equipes da agência estão utilizando para comunicação. “Além do bom e prático WhatsApp para trocas rápidas (como já fazemos no dia a dia), a agência toda está utilizando o Teams para comunicação interna, o Zoom para conferências e o AD como gestor de tarefas”.

Rodolfo Campitelli, da Bold, acrescentou ainda mais duas ferramentas para comunicação e gerenciamento de tarefas: GSuite – documentos online, rede online, Hangouts para video conferencias; e Taskrow – ferramenta de gestão de demandas.

Além de alertar devidos cuidados com o uso do WhastApp. “Atualmente, é impossível não utilizá-lo [WhatsApp], todavia, nossa recomendação foi para que as pessoas não utilizem áudios e sim que passem informações curtas e rápidas em texto, uma vez que se for necessário realizar algum tipo de busca, conseguiremos realizar prontamente”, indicou Campitelli.

Na iD/TBWA, Alex Messias disse que o gerenciamento de projetos continua em áreas já familiarizadas pelas equipes, mas com algumas sinalizações de uso.

“Comunicações rápidas pelo Google Hangouts; meeting sempre via Google Hangouts também, com a câmera sempre aberta para gerar proximidade virtual e empatia entre as pessoas (muito importante nesse momento de afastamento físico); formalizações de combinados e atas sempre por e-mail; além de envios e entregas de tarefas pelo Taskrow”, revelou.

Como ter uma comunicação assertiva

Segundo um estudo sobre produtividade, da Universidade de Stanford, trabalhar de casa ajuda os funcionários a aproveitarem melhor o dia. Na época, os colaboradores remotos eram 13% mais produtivos do que os colegas de escritórios tradicionais.

A medida de manter os funcionárias em casa pode ser positiva para as agências, no entanto, é importante os líderes estarem adequados a sempre transmitem mensagens claras e assertivas, além de utilizarem de ferramentas de apoio à comunicação.

Para Nathália, não será um grande desafio a comunicação entre os profissionais de agências, as rotinas no mercado já funcionam com auxílio de plataformas digitais. “O publicitário está bem acostumado com trocas de e-mails, calls com clientes, mensagens por Whatsapp. São em momentos como esse que a gente percebe que não precisamos de tantas reuniões presenciais nem muitas pessoas envolvidas em tudo”, afirmou Nathália.

Segundo Alex Messias, o primeiro passo para uma comunicação assertiva está em definir os canais e não deixar o leque de ferramentas extenso. “Não existe razão para conversas entre os profissionais por WhatsApp ou pelo Chat do Taskrow se temos instituído o Google Hangouts para isso, por exemplo. Evitar essa pulverização de informações, saca?”.

O gestor de Operações e Projetos da iD\TBWA também apontou, como fator positivo para comunicação, deixar os líderes de cada área definidos e disponíveis para todos, dessa forma, os profissionais podem alinhar as expectativas sempre. Além de, mapear necessidades e realizar reuniões de status com os times para garantir que o objetivos compartilhados sejam satisfatoriamente medidos e atendidos.

“Com relação ao processo de trabalho remoto, neste momento de contingência, criamos um comitê que envolve o time de Operações e as lideranças de cada área da agência, incluindo o RH, TI e Financeiro também. Dessa forma todos podem ainda ter um suporte focado neste assunto para ajudar nas melhorias nos processos e ferramentas, independente da execução de suas atividades do dia a dia”, revelou Alex Messias..

Patricia Silvestre, da GTB, afirmou que, atualmente, não faltam ferramentas para a comunicação, mas é preciso controlar a ansiedade das pessoas o tempo todo. A diretora de Projetos e Operações alertou sobre os desafios da quantidade de informações que a pessoas recebem e apontou que o importante é construir uma direção, não apenas focar na velocidade das mensagens.

“Trazer a pessoa ao momento presente, estabelecer senso coletivo de colaboração, definir quem deve participar das squads e evitar as repetições dos assuntos têm sido os pontos de atenção constantes”, contou Patrícia, e completou alegando que eliminar desperdícios e distrações, principalmente em grupos de WhatsApp, facilitam a assertividade das mensagens.

O home office

O relatório do Buffer apontou que a maioria dos colaboradores remotos preferem executar a tarefa de casa. 84% dos que responderam à pesquisa compartilharam que realizam suas tarefas em casa, 8% trabalham em espaços de coworking e cerca de 4% em cafés. Na atual situação, a recomendação é de todos trabalharem de casa, fato que líderes devem ficar atentos a orientações e possíveis barreiras como filhos e condições técnicas.

Nathália contou que do ponto de vista do trabalho não foi um impacto tão grande a mudança de local, e que ocorre tudo de forma organizada e comprometida. Porém, a diretora admitiu dificuldades do ambiente caseiro. “Talvez a gente não estivesse preparado no ambiente físico de casa. Eu, por exemplo, descobri que a cadeira que tenho em casa não serve para passar o dia sentada na frente do computador, estou revezando com outros ambientes”, revelou Nathália Beividas.

Em relação a adoção compulsória do home office, Alex Messias contou que a iD/TBWA já estava em um processo de liberação gradativa do trabalho remoto para os times, mas a medida emergencial acelerou todo o planejamento. “Ajudou pois alguns passos importantes já estavam definidos, porém não testados em sua totalidade”, disse.

Messias citou o exemplo do acesso à rede via VPN, no qual existia o processo de estrutura definida para que os times pudessem acessar a rede, mas não chegaram a testar como o processo reagiria com 100 pessoas com acesso simultâneo. “Continuamos acompanhando e ajustando os pontos de atenção que aparecem, mas posso dizer que, por enquanto, está tudo acontecendo de uma forma controlada e dentro do esperado”, contou.

Dicas para fazer o home office funcionar

O relatório “Trabalho Remoto & Home Office” apontou três dicas para empresas fazerem a prática do home office funcionar.

1. Estabeleça uma política de ponto e conte com tecnologias para reforçá-la;
2. Incentive o apontamento de atividades e acompanhe a produtividade;
3. Invista na employee experience.

Além dessas três dicas indicadas pelo relatório, que ajudam a criar senso de horário, produtividade e motivação, invista em comunicação com os colaboradores. Mensagens claras e objetivas são mais difíceis de serem mal interpretadas.

Defina ferramentas para cada atividade e não fuja delas nas tarefas já estabelecidas. Exemplo, se ficou acordado mensagens pelo Gtalk, use apenas o Gtalk para mensagens.

Outra dica é evitar distrações e desperdícios. Não utilize o grupo do whatsapp para conversas paralelas e envios de conteúdos que não sejam de interesse da equipe do projeto.

O momento é complicado para diversas empresas, mas com empatia, comunicação e ferramentas digitais, os projetos serão entregues. Deixe um comentário sobre como a sua empresa ou agência está lidando com a situação causada pela pandemia de COVID-19!