[Metodologia ágil] Saiba como utilizar o Scrum nos seus projetos

O framework Scrum é o método ágil mais utilizado no mercado publicitário brasileiro e oferece flexibilidade, qualidade e excelentes resultados. Veja como utilizá-lo!

As metodologias ágeis estão conquistando as organizações por trazer recursos que agilizam processos rotineiros em projetos. Na comunicação, o número de agências aderindo às metodologias aumenta a cada ano e em um ritmo exponencial. De acordo com a pesquisa Panorama de Gestão de Projetos 2018, realizada pelo Instituto Mestre GP, o Scrum é o método ágil mais utilizado no mercado publicitário.

A pesquisa também revela que simplificar os processos e aumentar a produtividade e eficiência são os principais motivos para as agências buscarem implementar o Agile na gestão de projetos. Porém, muitos profissionais e agências ainda não sabem ao certo como efetuar e gerenciar as metodologias ágeis.

Com o intuito de desmistificar e compartilhar conhecimento sobre o assunto, o Instituto Mestre GP está com a série especial sobre metodologias ágeis e o tema desta edição será o método mais utilizado no mercado publicitário brasileiro: o Scrum.

O que é o Scrum?

A palavra Scrum vem do esporte: é uma jogada de rugby na qual oito jogadores de cada time ficam em formação e tentam avançar o máximo possível. No esporte, a equipe precisa estar completamente focada e em sintonia para não perder o lance. Se apenas um membro da equipe falhar, toda a ação pode ser comprometida.

Com base na ideia, Jeff Sutherland e Ken Schwaber desenvolveram o framework iterativo e incremental que necessita de todo o empenho do time para conseguir dar certo, e foi batizado com o mesmo nome da jogada do rugby, o Scrum. Esta metodologia ágil oferece flexibilidade, qualidade e conquista de ROI (retorno sobre o investimento, na tradução para o português) que os clientes desejam.

O Scrum prevê entregar valor e agilidade. É importante entender que não adianta entregar um projeto apenas com curto prazo e velocidade. Na metodologia, é preciso ter tempo para refletir e planejar, olhar o todo para identificar e entregar valor. A equipe responsável pelo projeto deve ser multifuncional, sem silos, auto-organizável e deve conter até 10 integrantes. É fundamental para o sucesso da metodologia que líderes dentro das organizações removam obstáculos para que a equipe possa atuar.

O framework Scrum busca desenvolver projetos. Para a total eficácia da metodologia, o projeto deve sempre seguir as características de ser temporário, progressivo e único.

Fazer um projeto é diferente de uma operação. Enquanto um projeto é definido como um esforço temporário com objetivo de chegar a um resultado único, a operação prevê processos para algo que é ongoing dentro de uma empresa. Assim, uma operação pode se encaixar melhor em um método de gestão preditivo, mas os projetos tendem a ter uma melhor entrega quando passam por um processo ágil.

Considerando processos mais rápidos, definem-se sprints para efetuar tarefas, fazer análises e incrementos necessários ao longo do andamento do projeto.

Personagens no Scrum

Os atores do Scrum são divididos em product owner (PO), Scrum master, time scrum e cliente. Os quatro perfis possuem papeis definidos nas sprints e no processo de planejamento, produção e entrega do projeto.

• Cliente: fornece os requisitos para o do product owner;
• Product owner: comunica os requisitos de negócios priorizados ao time Scrum, cria o backlog priorizado do produto e define os critérios de aceitação;
• Scrum master: assegura um ambiente de trabalho adequado ao time Scrum;
• Time Scrum: cria as entregáveis do projeto.

Como utilizar o Scrum

O Scrum funciona em sprints, dentro das quais são acrescentados incrementos para melhorias na próxima sprint que vem a seguir. Existem divergências em relação ao tempo de cada sprint entre especialistas. Assim, os intervalos para cada sprint vão depender de como cada equipe trabalha e também de acordo com cada organização. De uma forma geral, estabeleceu-se que uma sprint pode durar de uma a quatro semanas e conter cerimônias (reuniões) de planejamento, daily meeting, review e retrospectiva.

Na cerimônia de planejamento, o cliente e o product owner (PO) devem estabelecer “estórias de usuário” e definir qual será o custo dessa operação, além de qual valor será entregue com ela. Em uma segunda etapa da reunião, o PO comunica para a o time Scrum as tarefas e o planejamento para cada indivíduo da equipe. As estórias podem ser refinadas, estimadas e até excluídas. Além de ser possível acrescentar novos itens.

Após discutir os detalhes de um item, o time estima a proporção da tarefa, de acordo com a velocidade da equipe, para determinar se será possível incluí-la na sprint. O mais importante nesse momento da reunião é saber qual a meta do product owner para a sprint.

Na reunião, o time também estipula quem ficará com cada tarefa e o tempo necessário que cada uma será executada. Depois de organizada a sprint, a equipe coloca todas as atividades em um quadro Kanban para ficarem visíveis a todos.

Na daily meeting, o encontro deve ser rápido e não durar mais de 15 minutos. Cada colaborador vai apresentar em cerca de um minuto como está o funcionamento da tarefa e comunicar as expectativas. Nestas reuniões, os membros do time respondem a três perguntas:

1. O que fiz desde a última daily meeting?
2. O que pretendo fazer até a próxima?
3. Quais impedimentos estou encontrando?

As daily meetings melhoram a comunicação, eliminam outras reuniões,
identificam e removem impedimentos, promovem tomadas rápidas de
decisões e aumentam o nível de conhecimento do projeto entre os
membros.

Na review, o cliente participa da reunião e oferece feedbacks sobre o que foi entregue. Durante esta reunião, o time apresenta o que foi feito na(s) última(s) sprint e o PO valida os itens de acordo com o que foi combinado no planning meeting, a reunião de planejamento.

Após a review, acontece a retrospectiva com apenas a equipe interna, momento em que serão analisados quais incrementos devem ser feitos na próxima sprint e como evitar cometer os mesmo erros ou problemas da sprint anterior. Nesta reunião, o scrum master encoraja o time a revisar, dentro do processo e práticas de Scrum, seu próprio processo para torná-lo mais eficiente e divertido. Ao final da reunião, o time deve ter identificado medidas a serem tomadas que devem ser implementadas para melhorar a próxima sprint.

Ferramentas no Scrum

Algumas das ferramentas que podem ser utilizadas no framework Scrum são: quadro Kanban, post-its, Estórias de Usuário, Roadmap Backlog e Burndown Chart. Essas ferramentas auxiliam no controle, comunicação, visualização e análise do projeto.

A cultura é o principal ponto na implementação

As ferramentas, as cerimônias e os papéis no Scrum são extremamente importantes, mas o principal ponto para modificar e ter certeza que o processo irá funcionar corretamente é a cultura. As metodologias levam como base as pessoas e a equipe precisa estar empenhada para realizar o Agile.

Para implementar o Scrum, a cultura da organização deve estar alinhada entre todos os colaboradores e, especialmente, nas lideranças. É preciso instaurar dentro da empresa ou agência uma cultura de autogerenciamento, times multidisciplinares, valores e princípios organizacionais, relação de envolvimento com o cliente, entrega frequente, papéis de liderança, e clima de colaboração e respeito entre os colegas.