5 perguntas a serem feitas ao avaliar o melhor software para gerenciamento de projetos

A gestão de projetos é uma atividade desafiadora. Ao longo do planejamento e da execução de projetos, muitas são as mudanças e alterações que acontecem como, por exemplo, de membros do time e novas demandas dos clientes. Além disso, existe uma série dados, dispersos em diferentes ferramentas e canais de comunicação, que precisam ser gerenciados.

Não raramente, vemos gestores de projetos tentando se organizar e usando planilhas e e-mail para dar conta dessa tarefa. O resultado costuma ser desastroso: erros de dados, falhas de comunicação, confusão e frustração são bastante comuns neste contexto.

Logo, o maior desafio do gestor de projetos é buscar processos mais eficientes, que sejam capazes de trazer resultados mais positivos, tornando o fluxo de trabalho mais simples e prático, eliminando o estresse e mitigando possíveis impactos negativos.

Investir em um software de gerenciamento de projetos é a solução. Porém, a dúvida é: como selecionar a melhor ferramenta? Listamos 5 perguntas que precisam ser feitas durante essa busca. Confira!

1. Facilita a gestão do tempo e dos recursos da minha equipe?

À medida que os projetos avançam, as demandas também mudam. Muitas vezes, recursos não previstos inicialmente são requisitados e o gestor precisa verificar se há verba disponível para mais investimentos. Gerenciar tudo isso em uma planilha é impossível!

Além disso, a gestão inadequada de tempo e de recursos pode comprometer o sucesso do projeto. De acordo com a pesquisa Sucess in Disruptive Times, realizada pelo PMI, 18% dos projetos falham porque a previsibilidade de recursos deixa a desejar, e 21% por não ter os recursos disponíveis no momento certo.

Portanto, é fundamental contar com uma uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permita acompanhar o uso dos recursos e, se preciso, redefinir a prioridades e tarefas à medida que projeto avança e as prioridades mudam.

Neste contexto, o melhor software de gerenciamento de projetos é aquele que oferece uma visão robusta do andamento dos trabalhos e do envolvimento dos profissionais, indicando aqueles que têm tempo para executar tarefas adicionais.

Um bom sistema de gestão de projetos permite, por exemplo, visualizar essas informações em um formato de linha do tempo ou calendário, que apontam quais tarefas estão em andamento, em tempo real, bem como aquelas que estão por vir.

Acompanhando todos esses movimentos, o gestor pode adicionar, priorizar, atribuir e agendar tarefas e projetos com poucos cliques e muita eficiência.

2. Ajudará minha equipe a alavancar projetos de maneira rápida e eficaz?

Adotar uma ferramenta que permita alinhar um planejamento robusto à uma execução eficiente é fundamental para uma gestão de projetos de sucesso. Portanto, ao procurar pelo melhor software para gerenciamento de projetos tenha em mente que ele deve oferece recursos adequados, que facilitem, de fato, a gestão.

Existem dois recursos que são indispensáveis e estão presentes nos melhores aplicativos para gerenciamento de projetos são:

Modelos de projeto: eles podem facilitar muito a rotina! Portanto, busque um sistema que ofereça a possibilidade de criar e modificar modelos de projeto e tarefas. Afinal, é mais fácil elaborar novos projetos a partir de uma base do que começar do zero. Mais agilidade no planejamento!

Formulários de admissão de trabalho: o melhor software para gerenciamento de projetos traz também formulários de solicitação personalizáveis. Eles permitem que sua equipe busque todas as informações importantes com o cliente, sem fazer perguntas desnecessárias ou, pior, esquecer de alguma.

3. Até que ponto poderei acompanhar o progresso da minha equipe?

Conforme o projeto avança e muitas coisas mudam, o gerenciamento pode se tornar uma tarefa complexa, sem a ajuda de uma ferramenta poderosa. Reunir informações de de conversas informais, reuniões de equipe ou e-mails, para entender o andamento, pode deixar o gestor ainda mais confuso.

Por isso, o melhor software de gerenciamento de projetos deve ter recursos e funcionalidades que o ajudem a acompanhar o progresso da sua equipe, com todas as informações centralizadas em uma só plataforma. Com um sistema voltado para projetos, você terá condições de se manter atualizado, sem microgerenciar sua equipe.

Ao buscar o melhor software para gerenciamento de projetos, é preciso que você verifique alguns pontos:

1. O sistema oferece a possibilidade de personalizar o dashboard e compartilhar o status de cada projeto com os membros da equipe, para que todos possam acompanhar o progresso?
2. Ele mostra o status de todas as tarefas ativas e o deadline de cada uma delas, para que você possa avaliar rapidamente o progresso e identificar qualquer tipo de dificuldade?

Tais perguntas facilitam a busca por uma ferramenta que garanta visibilidade para todos os envolvidos nos projetos.

Elas irão ajudá-lo a entender se o sistema oferece os recursos essenciais de suporte ao trabalho colaborativo, permitindo que você veja o que está sendo feito em tempo real e, além disso, fornecendo notificações automáticas quando as tarefas avançam, atrasam ou são entregues.

4. O software vai simplificar a colaboração, o feedback e o fluxo de aprovações?

Sempre que pensamos em um trabalho colaborativo, sabemos que esse é o melhor caminho para construir um projeto arrojado, com uma visão plural, e mais talentos envolvidos.

Contudo, para que o trabalho em equipe faça sentido e garanta resultados, é preciso contar com um sistema que dê suporte para uma colaboração eficiente.

Sem uma plataforma adequada, dedicada para a organização das atividades do projeto, os profissionais podem se deparar com dificuldades na execução: prazos podem ser perdidos; tarefas correm o risco de serem duplicadas e a falta de comunicação pode levar a falhas graves. No meio disso tudo, o cliente tende a ficar insatisfeito com essa confusão, que pode comprometer o bom andamento do projeto.

Para evitar um cenário caótico como este descrito, é importante selecionar uma ferramenta que facilite tanto a coleta de feedback como também o fluxo de aprovações. Somente assim é possível garantir que informações valiosas não serão perdidas.

O melhor software para gerenciamento de projetos permite ao gestor manter um histórico de todas as decisões e alterações relevantes. Esse tipo de recurso facilita a consulta às revisões e aprovações a qualquer momento.

Os melhores sistemas de gestão de projetos reúnem todos os arquivos e comentários em um só lugar. De tal modo, os documentos podem ser vinculados aos projetos ou às tarefas associadas, sendo que para cada novo comentário ou menção referente aquele projeto os usuários envolvidos recebem uma notificação em tempo real, que garante uma comunicação mais simples, rápida e eficaz.

Muitos aplicativos permitem ainda uma marcação visual nos documentos editados, facilitando o acompanhamento de todos os envolvidos, já que todos podem checar as alterações feitas pelos outros. O recurso permite ainda que os usuários trabalhem com edições conflitantes em tempo real. Muito mais clareza e controle para a gestão do projeto!

O melhor software para gerenciamento de projetos também deve oferecem suporte para integrações, facilitando o carregamento de arquivos a partir do Google Drive e do Dropbox, por exemplo.

5. Eu e minha equipe teremos tempo para sermos estratégicos?

Na maioria das vezes, é o trabalho operacional que mantêm você e sua equipe ocupados. Contudo, esse tipo de tarefa não agrega muito valor ao seu projeto ou à sua organização. São tarefas operacionais:

• Elaboração de relatórios;
• Levantamento de dados;
• Apontamento de horas de registro trabalhadas;
• Respostas de e-mails;
• Atualização de progresso do projeto e tantas outras.

É claro que essas tarefas precisam ser feitas, contudo elas devem exigir o mínimo possível de tempo e energia.

Esse é um dos principais ganhos de investir no melhor software para gerenciamento de projetos: ele deve ajudar você a automatizar e otimizar essas tarefas de baixo valor, liberando o seu time para que ele possa voltar o foco para tarefas de alto valor agregado.

Portanto, o ideal é buscar uma ferramenta que permita que toda a comunicação seja mantida dentro da plataforma de projetos, com a possibilidade de associar cada ação a tarefas ou arquivos específicos. Dessa forma, todos sabem a que se refere aquele conteúdo, ou seja, os longos e-mails estarão com os dias contados.

Além disso, outra maneira de liberar sua equipe do trabalho operacional é ter um software para gerenciamento de projetos que permita salvar modelos e estruturas comuns, que possam ser utilizadas como base para iniciar uma nova tarefa ou elaborar um relatório, por exemplo.

Assim, em vez dos profissionais começarem o documento do zero, eles têm acesso ao modelo, com os principais componentes, como dependências, duração da tarefa e responsáveis, que são automaticamente copiados para o novo arquivo. Muito mais agilidade e praticidade na gestão do projeto!

Viu, só? Fazendo as perguntas certas, com certeza você irá encontrar o melhor software para gerenciamento de projetos.