Como aplicar a análise SWOT em gestão de projetos

Em toda e qualquer empresa, um dos desafios dos gestores é aprender a conduzir com maestria as equipes e os projetos. Afinal, somente desta forma é possível garantir que os resultados esperados serão alcançados com sucesso. Por isso, é fundamental buscar ferramentas que auxiliem nessa jornada. A análise SWOT em gestão de projetos pode ajudar e muito!

Ao usá-la, você ganha condições de desenhar o escopo do projeto com mais segurança e executá-lo com cuidado, mantendo-se atento a alguns aspectos centrais como limite orçamentário e respeito aos prazos de entrega previstos no cronograma.

Para ajudá-lo, apresentamos neste artigo as melhores práticas da análise SWOT. Assim, você terá condições de reduzir custos, evitar ou mitigar alguns riscos, potencializar os resultados e, com isso, aperfeiçoar a gestão de projetos na empresa.

Quer saber como começar? Avance na leitura desse artigo!

Definindo Análise SWOT

A Análise SWOT, também conhecida como Matriz FOFA, é a sigla para Forças (Strengths), Fraquezas (Weakness), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats). Trata-se de uma ferramenta aplicada no planejamento estratégico de empresas e novos projetos.

Isso porque ela permite refletir sobre o cenário atual, pesar os prós e contras, avaliar o impacto para as pessoas e empresas envolvidas, entre outros fatores, orientando e simplificando o processo de tomada de decisões.

Fundamentalmente, a análise SWOT em gestão de projetos aponta:

Pontos fortes (S);
Pontos fracos (W);
Fatores internos a serem trabalhados a favor do projeto (O);
Fatores externos que não estão sob controle do gestor e requerem atenção (T).

Tudo isso fornece fornece embasamento para uma visão muito mais estratégica, inteligente e assertiva do seu projeto.

Portanto, vale conhecer a definição de cada um dos aspectos da análise. Veja!

Strengths (Forças)

O foco é aquilo que você tem de melhor internamente, dentro do projeto. Liste os diferenciais que você possui, como um profissional especialista na área, uma software de gestão de projetos ou ainda um alto valor de recursos disponíveis. Todos os aspectos que podem potencializar os resultados devem ser mapeados.

Weaknesses (Fraquezas)

Como você não tem somente condições favoráveis, é hora de mapear os fatores que podem dificultar o andamento do seu projeto. Equipe enxuta, verba limitada ou falta de equipamentos ou time são possíveis fraquezas a serem consideradas.

Opportunities (Oportunidades)

É hora de analisar os fatores externos positivos, visualizando as vantagens que você pode usar a favor do seu projeto. É importante prestar atenção no mercado para mapear as oportunidades.

Threats (Ameaças)

Do mesmo modo, comumente, as ameaças são fatores externos que podem impactar negativamente o andamento do projeto. Mudanças no comportamento do consumidor, instabilidade econômica e entrada de empresas concorrentes são exemplos de ameaças.

Afinal, como fazer a análise SWOT em gestão de projetos?

Agora que você já entendeu o conceito dos fatores que devem ser analisados, é hora de conhecer o passo a passo ideal para montar a análise SWOT em gestão de projetos. Vamos a ele!

1. Agende a análise SWOT

Esse é um processo que demanda concentração e tempo. Por isso, vale a pena dedicar um período exclusivo para essa tarefa. Ao focar somente na análise, você terá mais facilidade para visualizar os pontos necessários e fazê-la com precisão.

2. Se preciso, convide a equipe para ajudá-lo

A análise SWOT em gestão de projetos pode exigir avaliação de alguns aspectos que você não domina. Se esse for o caso, convide profissionais do seu time para que eles também apresentem suas contribuições no decorrer da análise.

3. Busque uma ferramenta

Escolher uma ferramenta didática para orientar essa análise pode ajudar bastante. As opções são muitas: do tradicional flipchart, passando pelo uso dos post it, até programas de compartilhamento de conteúdo como o Google Docs e tantas outras. Seja criativo e busque uma forma de anotar todos os aspectos e movê-los com facilidade.

4. Liste os aspectos que devem ser avaliados

Para identificar todos os fatores, é importante ter em mente tudo o que está relacionado ao projeto e, por isso, precisa ser avaliado. Considere que você precisa analisar:

• Integração;
• Escopo;
• Tempo;
• Custos;
• Qualidade;
• Recursos Humanos;
• Comunicação;
• Riscos;
• Aquisições; e
• Partes Interessadas.

Tendo em vista esses tópicos, avalie todos os fatores relacionados ao projeto e liste-dos de maneira objetiva. Evite escrever ou detalhar demais, para não se confundir no momento da leitura da matriz.

5. Lista de fatores pronta: confira a matriz!

Com a lista feita, você precisa analisar se tudo o que está colocado em cada quadrante realmente faz sentido na prática. As forças, fraquezas, ameaças e oportunidades estão categorizadas corretamente? Se sim, é hora de seguir para a conclusão da análise SWOT em gestão de projetos!

6. Estabeleça conexões entre os quadrantes e crie ações práticas

Depois de finalizar a análise SWOT, o próximo passo é visualizar de que maneira os os quadrantes se relacionam. Ou seja, como as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades impactam no projeto.

Vale refletir sobre algumas questões importantes:

O projeto tem alguma força que te ajuda a combater uma ameaça externa?
Existe algum ponto fraco que possa ser minimizado por conta de uma oportunidade identificada?
Quais ações podem proteger o projeto das ameaças mapeadas?
De que maneira posso potencializar uma força interna, para eliminar um ponto fraco do projeto?

Para concluir a análise SWOT em gestão de projetos, o último passo é desenvolver uma estratégia consistente, elaborando um plano com ações práticas, que sejam capazes de orientar a execução do projeto com mais eficácia, otimizando também a gestão de riscos.

Compartilhe com sua equipe esse plano de ação e trabalhe pautado por ele. Dessa maneira, você dá sentido à análise SWOT em gestão de projetos, já que, certamente, ela vai potencializar o alcance dos objetivos elencados.