Sou um GP: como tomar decisões mais aprimoradas e evitar refações?

Um dos pesadelos de todo gestor de projetos são as refações. Afinal, a ideia de refazer todo um trabalho, ou parte dele, não é algo agradável para ninguém. Além disso, as refações ainda podem gerar desconforto e prejudicar a visibilidade da sua empresa para com o cliente, bem como, a perca de produtividade e de tempo da equipe. Para evitar realizar a mesma atividade por diversas vezes, um recurso essencial para qualquer GP é investir tempo no planejamento estratégico.

Planejar bem um projeto antes de começar a executá-lo é a tarefa básica de qualquer gestor, mas além do planejamento, existem outras estratégias que podem fazer a diferença e te ajudar a diminuir ou acabar de vez com as refações. Veja algumas delas a seguir:

Invista na boa comunicação com a sua equipe

Manter uma comunicação transparente e direta com o seu time de trabalho é uma ação que favorece o aumento da produtividade e o bom desempenho do seu projeto. Se você, como gestor, garante que todos entendam suas tarefas e os objetivos do projeto, o trabalho executado pela equipe tende a ser mais assertivo.

Também é importante descobrir a melhor forma de conversar com as pessoas do seu time. Existem aquelas que vão preferir que você mande tudo por e-mail e outras que pedirão para tirar as dúvidas em um bate-papo rápido.

Na hora de passar as orientações, a escolha da melhor maneira para realizar essa tarefa pode fazer um grande diferencial e reduzir o número de possíveis refações.

Ainda ligada a tarefa de manter a boa comunicação com a equipe, o gestor do projeto precisa encontrar formas para manter o grupo de trabalho conectado e alinhado, ou seja, a comunicação precisa funcionar bem dois dois lados: tanto do gestor para com a equipe como entre os integrantes do projeto.

Identifique os obstáculos do projeto

Para evitar refações, o gestor precisa detectar quais são as barreiras que podem surgir antes e durante a execução do projeto. A partir disso, você precisa refletir sobre como evitar essas possíveis falhas, caso elas aconteçam realmente.

Entre os obstáculos mais comuns que podem atrapalhar o andamento de um projeto estão: problemas com o orçamento, ações errôneas da equipe que se repetem ou um fluxo de trabalho mal organizado.

Acompanhe cada etapa do projeto

Um erro de muitos gestores, e aqui não falo apenas dos de projetos, mas de qualquer área, é delegar uma tarefa e depois não dar mais suporte ao colaborador, avaliando apenas os resultados finais, depois que o job foi entregue.

Um gestor que acompanha o processo da tarefa em si, principalmente daquelas que são mais complexas e levam mais tempo para serem concluídas, consegue perceber com mais facilidade os erros que vão acontecendo durante o percurso de execução e, assim, solicitar mudanças antes da entrega final.

Automatize os processos

Um gestor de projetos também consegue evitar refações se aderir a automação de alguns processos. Por exemplo: o controle e monitoramento de cada ação do projeto pode se tornar mais fácil se for utilizado um sistema ou uma planilha na qual cada esquipe discrimina de forma clara e direta o andamento do seu trabalho.

Essas são algumas dicas para que os gestores de projeto consigam diminuir ou evitar as tão temidas refações.

Você utiliza algumas dessas estratégias? Conta pra gente, aqui nos comentários. ?