Gestão de projetos: que tipo de motor seu time precisa para acelerar?

Tive o prazer de ministrar um Webinar para os gestores de projeto da Mestre GP sobre Gestão de Conteúdo – e quis escrever este artigo para registrar, em texto, meu ponto principal. Apesar de o objetivo do Webinar ter sido tangibilizar o papel da estratégia, do planejamento e da criação de bons briefings na execução diária da produção de conteúdo, meu ponto principal foi outro: levar o olhar às pessoas. Afinal, todo mundo quer diferenciar sua agências das demais, mas a maior fonte de diferenciação já está aí dentro: é o seu time.

Hoje em dia, temos ouvido falar muito sobre todo o tipo de tecnologia e como cada vez mais robôs executarão funções operacionais. Temos ouvido falar sobre Inteligência Artificial. Temos visto na prática uma pá de automações, ferramentas de otimização e plataformas de organização e planejamento. Às vezes toda essa falação pode fazer você entender que essa tecnologia toda está aí para automatizar tudo fazendo com que seu time vá de seu estado atual para um estado ideal no apertar de um botão. Seria tipo aquela máquina de teletransporte de Jornada nas Estrelas:

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Bom, espero que isso não seja novidade para você, mas talvez o que vou dizer agora seja novidade para alguns: isso (ainda) é uma utopia.

A realidade: em meio digital, ainda estamos na ‘Era dos Carros Manuais’

Por mais que ferramentas, plataformas e AI já sejam realidade, elas ainda não são máquinas de teletransporte. Elas são carros (muitas vezes, super inteligentes), que levam você aonde quer ir com mais rapidez do que se tivesse que andar ou correr. Ou seja, você ainda precisa controlar o volante e pisar no acelerador. Precisa saber para onde está indo. Precisa ligar, passar a primeira, acelerar, passar a segunda – e frear quando algo inesperado acontecer.

Além de ter que manter os olhos na estrada, todo o combustível desse carro é sua responsabilidade. E, assim como você deve ter notado há algumas semanas, carros não servem para nada se não tiverem combustível. Da mesma forma, ferramentas e tecnologia não servem para nada sem o conhecimento e os processos já criados pelas pessoas do seu time.

Seu combustível deve ser sua prioridade: o carro é apenas um meio

Você quer que seu time chegue a seu objetivo mais rapidamente? Ótimo! Então, escolha um carro que faça sentido para a sua situação atual. Para isso, pense no que ele precisa levar. A bagagem é o conhecimento e as informações que seu time possui. Cada membro possui a sua. Mas vocês também compartilham uma responsabilidade importante juntos, não é? O combustível do carro.

Para que esse combustível possa ser usado para levar seu time para seu destino é necessário que ele esteja todo dentro do tanque. Por isso, todos do time devem saber como transformar seus dados e seu conhecimento em combustível – só assim você realmente poderá andar com o tanque cheio. Qualquer gargalo, nesse contexto, impactará negativamente o seu desempenho.

Qualquer falta de combustível fará seu carro parar.

Uma plataforma sem informações é igual a um carro sem combustível

Agora imagine que você escolheu uma ótima ferramenta, ela é perfeita para ajudar seu time e chegou a hora de tirá-la da garagem pela primeira vez. Vocês entram nela e logo sentem aquele cheirinho de carro novo… e sem combustível. Ela está pronta para você usar. Só que você terá que investir seu tempo para enchê-la de combustível antes de começar a acelerar.

No caso de uma plataforma que serve para ajudar o dia a dia do seu time, não há combustível personalizado o suficiente disponível à venda no mercado. Só você e seu time possuem o combustível necessário para encher esse tanque. Por isso, você precisa de bons motoristas, bons navegadores, gente que entenda do caminho e que saiba onde encontrar o melhor combustível para essa plataforma.

Qual sua função como gestor em relação a esse carro?

Como gestor, é sua responsabilidade manter seu time acelerando no caminho certo. Para isso, você provavelmente vai precisar fazer escolhas difíceis quanto ao tipo de ferramenta de que seu time precisa. Ao meu ver, os passos para fazer isso com mais assertividade são:

Passo 1 – Antes de escolher qualquer ferramenta (ou trocar de ferramenta), entenda sua situação atual:

1. Analise o dia a dia do time: qual o processo atual?
2. Avalie os motores atuais: quais ferramentas todos já usam e quais apenas alguns usam?
3. Identifique os gargalos: que parte do processo poderia ser melhorado?

Passo 2 – Após a escolha da ferramenta ajude todo mundo a entender sua responsabilidade no enchimento do tanque:

1. Ensine como funciona a ferramenta;
2. Crie um processo claro para encher o tanque;
3. Acompanhe o aprendizado do time até que tudo esteja rodando 100%;

Passo 3 – Fique sempre à disposição com um olhar para melhorias:

1. Analise o andamento do time acompanhando métricas de sucesso;
2. Fique à disposição para ajudar cada membro do time em suas necessidades e corrigir pequenos gargalos;
3. Crie uma rotina de análise da sua ferramenta para conseguir identificar quando é o momento de mudar ou evoluir para um novo modelo com melhores funções ou mais tecnologia.

Caso você queira mais dicas sobre cada um desses passos, confira este ebook sobre Gestão de Conteúdo.

E se você não escolher um carro para seu time?

Eles vão ter que andar a pé carregando sua bagagem, galões de água – e até combustível – nos braços. Será que eles vão conseguir chegar lá no prazo que vocês possuem?

Lembre-se: ter a ferramenta correta à disposição do seu time vai trazer cada membro para mais próximo do objetivo geral. Caso você, como gestor, deixe de lado a definição de uma boa ferramenta, seu time provavelmente irá começar a encontrar soluções sozinho (porque ninguém quer andar a pé carregando coisas pesadas nas costas por muito tempo). Isso pode culminar em um momento em que cada pessoa está usando uma alternativa diferente para chegar ao seu destino. O resultado: todas as informações relevantes para seu time vão estar fragmentadas em diferentes espaços: cadernos, agendas, e-mails, calendários, asana, trello, google drive, dropbox.

Você quer usar Inteligência Artificial? Saiba dirigir um carro manual primeiro.

Quem não quer começar a usar Inteligência Artificial para otimizar seu dia a dia? Eu quero! Mas antes de tudo, é importante fazer o dever se casa e aprender a dirigir o que já existe. Essa experiência com os modelos tecnológicos atuais é o que lhe dará bagagem para controlar seu robô quando ele estiver disponível para atender você e seu time.

Por isso, reforço estes questionamentos: você e seu time sabem para onde devem ir? Já mapearam seu caminho? Já calcularam a melhor rota? Já decidiram se vão oferecer Inbound Marketing ou não? Já escolheram um bom meio de transporte? Antes de procurar um robô para solucionar seus problemas, entenda quais problemas você possui. Viva eles na prática, entenda cada um deles e tente solucioná-los com ferramentas práticas que já estão à sua disposição. 🙂 Se você quiser dicas sobre boas ferramentas já existentes no mercado, vamos debater nos comentários!