Gestão da mudança no gerenciamento de projetos

Mudanças em projetos são algo comum, e às vezes, extremamente necessárias para que o produto final esteja adequado aos anseios do cliente. Em projetos de comunicação as mudanças podem ser solicitadas por motivos que vão desde uma adequação do que foi escopado originalmente, ou de uma oportunidade de mercado, podendo ser também um erro no gerenciamento da comunicação, criando dúvida do que está sendo produzido, dando margem para uma alteração do projeto como um todo.

Independente dos fatores que geram as mudanças (e é muito importante compreendê-los) é fundamental saber que elas existem, e que precisamos aprender a lidar com elas, mensurando seus impactos e  estando atento a três competências que serão impactadas diretamente por alterações no escopo do projeto, que são: Custo, Qualidade e Tempo.

Exemplificando: Se meu projeto original tiver seu escopo alterado, tornando-se assim maior, e sua data de entrega for a mesma, talvez eu precise de mais recursos (aumentando o custo) para garantir que o projeto aconteça, agregando assim um risco a etapa de qualidade (fazendo mais em menos tempo). É importantíssimo que o GP sinalize que o aumento de escopo somado ao mesmo prazo de entrega pode comprometer a qualidade do que está sendo produzido.

Não existe uma fórmula mágica para fazer a gestão da mudança, é preciso sempre adequar qualquer boa prática ao ramo de negócio (desenvolvimento de software, construção civil), e principalmente ao contexto organizacional em qual o GP está inserido.

COMO EU GERENCIO AS MUDANÇAS DO MEU PROJETO:

Aprendi com um professor da faculdade, que por mais que uma etapa tenha vários passos, não significa que esta leve muito tempo para acontecer, a visão da listagem abaixo deve ser de um Check List, uma espécie de script que sigo toda vez que meu cliente pede uma alteração no escopo. Vamos a ele:

1. Recebimento da mudança de escopo (via cliente / via área comercial).
2. Revisar os impactos da mudança em Tempo, Custo e Qualidade.
3. Documentar os impactos para levar a área comercial / Negócios.
4. Definição com a área de negócios de se alteração será cobrada ou não.
5. Aprovar o que será ajustado no escopo (sendo cobrado ou não).
6. Documentar a alteração no escopo do projeto.
7. Executar (comunicar áreas envolvidas e execução das tarefas).

É sempre bom ressaltar o papel de consultor do GP no momento de uma solicitação de mudança. Mais do que sair agregando funcionalidade, é preciso entender se aquela mudança irá gerar valor o produto, ou é algo que apenas para aumentar o esforço. Lembre-se sempre, a mudança é bem gerenciada quando ela é bem comunicada