Conheça ferramentas que facilitam a gestão de projetos

Lidar com tarefas múltiplas simultaneamente, atentar-se aos mínimos detalhes para que nada passe despercebido e ainda manter o dinamismo e a proatividade da equipe em alta não são tarefas fáceis, mas são qualidades essenciais para um bom gestor de projetos. Para auxiliar esses profissionais cujo bom rendimento é tão valorizado, existem diversas ferramentas na rede que proporcionam uma gestão de projetos eficiente.

Disponíveis para desktop ou versões web, essas ferramentas trazem recursos para organizar tarefas individuais e em equipe, considerando exigências comuns como estabelecimento de metas e comunicação entre os membros do projeto. Com elas, o resultado é um projeto gerenciado com mais agilidade, eficácia e profissionalismo. Conheça algumas das ferramentas mais populares na gestão de projetos:

Trello

Bastante popular, o Trello tem uso intuitivo e é considerado um dos gestores de projetos mais “user friendly” do mercado. Baseada em boards (conceito difundido pelo Pinterest), a ferramenta funciona como se fosse um quadro virtual onde se pode adicionar, alterar e remover post-its virtuais a qualquer momento.

Gratuito, o Trello permite listar ideias, organizar listas de tarefas e atribuí-las a participantes específicos, que podem inserir comentários em cada uma delas para documentar o andamento das atividades. Por isso, a ferramenta é bastante popular entre startups e pequenas empresas, sendo gratuito e disponível para iOS e Android, além da versão web, que pode ser acessada por qualquer navegador, em qualquer sistema operacional.

Jira

O Jira é uma ferramenta mais completa para gestão de projetos envolvendo um maior volume de atividades e maior número de participantes. O serviço permite gerir múltiplos projetos por usuário, e ainda possibilita integrar metodologias de agilidade como o Scrum ou Kanban.

Disponível em nuvem, o Jira ainda monitora o tempo de execução de cada tarefa iniciada, permitindo ao gestor acompanhar a agilidade dos profissionais de sua equipe. O gestor de projetos que utiliza o Jira também consegue emitir relatórios automatizados, e o valor da assinatura da ferramenta varia de acordo com o número de participantes do projeto.

Microsoft Project

Uma das ferramentas de gestão de projetos mais utilizada de todas, o MS Project conta com uma interface um pouco mais complicada de usar, repleta de recursos, mas não menos funcional. Ele permite planejar tarefas individuais ou em grupo, acompanhar a execução das atividades, prever eventuais problemas, estudar a carga de trabalho de cada membro da equipe a fim de dividir as tarefas de maneira mais homogênea, monitorar custos e gerar relatórios.

Com o MS Project, o gestor de projetos também fica capacitado para gerir portfólios e recursos financeiros daquele projeto em andamento. Os preços da licença variam de acordo com a quantidade de recursos que o gestor precisa que sejam disponibilizados para seu projeto, bem como a quantidade de usuários participantes, mas é possível testar o serviço gratuitamente antes de bater o martelo.

Basecamp

Outra ferramenta de gestão de projetos bastante popular na web é o Basecamp, que pode ser usado em projetos pequenos e também é ótimo para projetos de grande porte. Sua interface é simples e fácil de usar, e o gestor consegue gerenciar as tarefas de sua equipe, estabelecer metas, anexar documentos, editar textos de maneira colaborativa, e interagir com seus colegas por meio de mensagens instantâneas.

A ferramenta funciona via web pelo navegador, mas quem preferir também pode acessá-la por smartphones e tablets, tornando seu uso ainda mais dinâmico. Afinal, o gestor do projeto consegue monitorar o andamento das atividades da equipe mesmo quando estiver longe do escritório. Sua versão gratuita é limitada a apenas um projeto por gestor, que pode contratar um dos pacotes pagos de acordo com sua necessidade de recursos e licenças de usuários.

Asana

Com estética simples e uso intuitivo, o Asana também é bastante popular entre gestores de projetos. Seu foco se dá na interação em tempo real, e os usuários membros do projeto conseguem visualizar facilmente quais são suas metas e prazos, administrar seu tempo de trabalho e priorizar as tarefas que o gestor sinalizar como mais importantes.

As tarefas executadas pela equipe podem ser conferidas por meio de um calendário gráfico no painel principal – o que é uma “mão na roda” para o gestor. Além disso, a ferramenta funciona via web e permite anexar arquivos do Google Drive e Dropbox às tarefas para complementar informações aos usuários, e os atalhos de teclado disponíveis agilizam (e muito!) o andamento das tarefas.

Outro recurso interessante do Asana é a integração com os e-mails dos membros do projeto para que seu fórum de discussão seja alimentado. Dessa forma, é possível se manter conectado ao que está rolando no fórum mesmo quando não estiver usando a plataforma. Gratuito para até quinze usuários, o serviço oferece ainda recursos avançados para os planos pagos, como a possibilidade de criar times e projetos privados, que ficam invisíveis para os demais usuários.