Caos

Você gerencia o caos ou ele gerencia você?

Projeto organizadinho, tarefas encadeadas, crono redondinho e tudo certinho para a reunião de status baseada em WIP com o cliente, até que… Kabun! “Como assim in progress? Precisamos ver o funcionamento. Nossa diretoria quer isso até o final do mês.”

Era para ser exceção, mas de tão recorrentes os imprevistos têm etapa própria nos nossos cronogramas, nome de tarefa e até documentação própria. Basta olhar com calma. Todo projeto tem um MVP que só é mínimo no prazo. Pois os stakeholders querem todas as features na entrega. E não se esqueça de toda documentação! Ou um roteiro de intenção que necessita de um storyboard para “materializar”. E, o mais clássico. O prazo de lançamento mudou para atender a agenda comercial. Precisaremos correr aquela milha a mais para entregar.

Nessas horas, não tem metodologia que dê jeito. A gente busca na cachola e não há nenhuma fórmula, método ou estudo de caso que ouvimos em algum workshop com os renomados do mercado que solucione. É sentar-se e chorar. E apelar para o famoso go horse.

Você troca o tempo das cerimônias por horas a mais de produção. Cria banco de horas para os finais de semana trabalhados pela equipe e puxa um monte de tarefas operacionais para os perfis híbridos da equipe. Inclusive o gerente de projetos que nessas horas entra na cabine, vira o super-homem e imputa conteúdo, digita planilhas, compila dados, revisa e formata apresentações e até busca o café.

E aqui a experiência do profissional e as habilidades inatas em gestão realmente aparecem. Porque neste momento nosso instinto de sobrevivência profissional age e a gente gerencia o projeto até no verso do saco de pão.

O projeto é lançado. Com uma infinidade de incertezas, mas atende os objetivos repactuados e não os propostos.

E aí mora o perigo da nossa profissão. Somos viciados na adrenalina de matar no peito e resolver. Nos habituamos a salvar o dia, com o que temos. Aceitamos abandonar as melhores práticas de gestão, aquelas que foram pactuadas no início do projeto, em detrimento de atender necessidades não apresentadas ou mapeadas na pactuação do plano de projetos.

Mas e daí? O projeto foi entregue e validado. Vamos faturar.

Imaginemos um cenário: Você saiu de casa para uma viagem de carro de X horas. Mapeou seu trajeto, organizou as paradas para abastecimento, banheiro e alimentação. No decorrer da viagem viu a possibilidade de terminar a viagem na metade do tempo pegando um atalho numa estrada paralela. Você chegou ao destino. Não na metade do tempo, pois seu percurso foi comprometido por pneu furado. E ao chegar antes do planejado parou para avaliar e ficou feliz por ter concluído seu objetivo em menos 30% do tempo planejado.

Entretanto, passado a euforia e a endorfina liberada na sensação de dever cumprido, você se arrisca a avaliar o resultado e realizar uma “retrô” de sua aventura. E constata:

Veículo com desgastes além dos esperados, o que demandará manutenção e custos extras;

As incertezas do atalho comprometeram sua disposição emocional para o passeio. Então você necessitará de um dia a mais para se recuperar da tensão;

Os parceiros de aventura ficaram emocionalmente cansados dos percalços do caminho e dificilmente viajarão novamente com você;

E antes de aproveitar os resultados de sua conquista, você precisa se organizar e reparar os danos num prazo menor ainda.

Mas e aí, meu amigo de projetos? Seja GP, Scrum Master, PO e nossos amigos de atendimentos e negócios que gerenciam projetos. Vale a pena essa viagem?

Para essa pergunta não há resposta certa. A verdade é que nosso mercado não está aculturado para uma viagem tão planejada. De vez em quando, precisamos dar um refresh no Waze e achar uma rota mais curta. E isso é ok. Pode ser combinado, com riscos mapeados e compartilhados com todos os viajantes. As paradas obrigatórias são essenciais para o conforto dos viajantes e para evitar o caos. E acima de tudo, compreender que o plano ideal da viagem pode sempre ser adaptado e até completamente mudado. Mas todos os viajantes precisam estar cientes e comprometidos de que aquelas mudanças que buscam antecipar a diversão podem acabar em histórias vexatórias a contar.

Para nós, profissionais de projetos, é essencial sermos o perfil que convida os stakeholders a viajar conosco. E estabelecer e fortalecer essa relação de confiança. Que sempre será benéfica ao projeto. E essa habilidade, meu caro, não temos nas melhores técnicas de gestão em projetos. Isso se busca e se desenvolve pessoalmente com o apoio ferramental dos métodos.