Não erre de novo como se fosse a primeira vez!

Como um bom jovem 30+ que sou, carrego algumas memórias marcantes sobre o entretenimento da minha adolescência – que se dividia entre Video Show, Sessão da Tarde e Malhação, enquanto enrolava para fazer a lição de casa do dia. Dentro deste leque de recordações, um dos filmes mais marcantes é “Como se fosse a primeira vez” – aquele do Adam Sandler com a Drew Barrymore, onde Lucy acorda todos os dias sem nenhuma memória do dia anterior.

Pois é, salvo as devidas proporções, algumas estruturas se comportam exatamente da mesma forma.

Pode parecer duro, mas faço um convite a você: para e pense quantas dessas situações abaixo você já viveu?

• você está assumindo o gerenciamento de uma nova conta e não encontra informações básicas para a tomada de decisão;
• você está tocando a demanda com um determinado time e alguém precisou se ausentar, mas não deixou o acesso de documentos e/ou senhas com ninguém do time;
• você está sendo questionado sobre uma informação pelo cliente que foi tratada em um fluxo de email que o restante do time esqueceu de te colocar.

Eu sou capaz de apostar que todas (fora as muitas não citadas). E isso é frustrante demais.

A falta de informação estende conversas, gera ruídos e refações mas, além disso, afeta diretamente a experiência de todos os envolvidos no fluxo. E, apesar de trabalhoso, é simples de resolver: basta fazer uma boa gestão do conhecimento.

O que é gestão de conhecimento?

Vamos começar pelo começo porque não adianta falar de conhecimento quando esse conceito se confunde tanto com informação.

Basicamente, temos três camadas de classificação:

• dado: não fornece insights sozinho, não embasa decisões – é a informação sem significado;
• informação: é o dado com significado – por exemplo, quando falamos que está 22 graus, estamos colocando o dado dentro do contexto de temperatura;
• conhecimento: é a inserção de contexto a informação – por exemplo, saber que onde estou atinge temperaturas médias de 15 graus nesta época do ano, faz com que a temperatura de 22 graus mais quente do que o normal, um ponto fora da curva.

E quando colocamos isso em perspectiva, entendemos porque é reducionista falar que com a internet todo mundo tem acesso ao conhecimento. As pessoas têm, no geral, acesso a informação. Saber o que fazer com ela é outra história.

Quando entramos na escala de discussão de conhecimento, podemos pousa-los em dois tipos: o explícito e o tácito.

De maneira bem simplista, o primeiro deles é tudo aquilo que você pode colocar no papel. Um procedimento, um processo, tudo isso é a explicitação de um conhecimento adquirido por alguém ou uma organização ao longo do tempo. O segundo deles é mais complexo porque se trata da bagagem individual que cada um carrega. É possível que eu compartilhe por aqui as melhores práticas de gestão de projetos a partir da minha experiência, mas isso não contempla tudo que vivi. Logo, ao estar diante de uma situação, o ferramental individual de cada um é o que pega para chegar em uma solução.

Dizendo tudo isso, começa a se tornar um pouco mais claro do porquê fazer a gestão do conhecimento de um negócio pode ser tão difícil.

Pensando nisso, alguns caras bem cabeçudos se juntaram e criaram o que se chama espiral do conhecimento.

O que ela traz é uma visão de como você pode fazer para o conhecimento circular dentro da organização de maneira cadenciada:

• conhecimento tácito para conhecimento tácito: socialização – tem alguma forma diferente de compartilhar experiências além da conversa? É o famoso aprender com o erro ou com o sucesso do outro. Aqui cabe pontuar palestras, mentorias, etc. – todo evento onde existe troca real entre pessoas para promoção de conhecimento. Por exemplo, por aqui, promovemos quinzenalmente um encontro com todo o time de projetos para a troca de conhecimento sobre uma pauta da nossa rotina em rituais que chamamos de Syncs.
  
  
• conhecimento tácito para conhecimento explícito: externalização – basicamente, escrever. Ou gravar vídeos. Ou podcasts. São tantas as maneiras de externalizar um conhecimento hoje que precisamos ser criativos e assertivos para promover aquela que será mais aderente ao time que estamos lidando – principalmente quando consideramos as questões geracionais presentes no mercado. A externalização ganhou bastante força também com a necessidade de comunicação assíncrona forçada pela pandemia.
  
  
• conhecimento explícito para conhecimento tácito: internalização – sentar e estudar. É isso. A informação está ali e você vai torná-la aderente ao arcabouço profissional. Aqui é interessante destacar que a interpretação é individual. Por isso, trabalhar com um time diverso traz uma visão mais plural para o negócio e permite que se descentralize o filtro colocado na tomada de decisão dos negócios.
  
  
• conhecimento explícito para conhecimento explícito: combinação – é um pouco do que estamos fazendo por aqui. Condensar um monte de informações de maneira organizada e combinada com complementaridade de outras áreas de conhecimento. É algo que vemos muito em livros de auto-ajuda, por exemplo.

No final das contas, isso já deve fazer parte da sua rotina de uma forma ou de outra.

A gestão de conhecimento vem para tratar do assunto de maneira organizada e instrumentalizada, focada principalmente na sustentabilidade de informação do negócio, fazendo com que prospere ao invés do constante recomeço.

Por que estou falando de tudo isso?

No último ano, parte da minha missão junto ao time foi garantir a gestão de informação e o transporte da mesma para uma plataforma.

A estimativa é que investimos mais de 100 horas totais do time de Projetos para garantir que a maior parte dos nossos processos básicos estavam mapeados e acessíveis por toda a organização. Então tenho lugar de fala nessa discussão: dá um trabalho do cão.

Mais do que levar a informação, transformá-la em algo palatável é extremamente desafiador. Aqui tenho um fator de facilitação porque já trabalhei com criação de conteúdo por alguns anos, o que dá uma agilizada na hora de trazer narrativa para algo, porém como trazer grandes narrativas sobre o cadastro de receita no nosso sistema de receita? Pois é, alguns conteúdos acabam sendo que nem o filme do Flash – funcional no direcionamento da trama principal, porém sem graça alguma.

Porém o que eu posso te garantir para você: é uma sensação de paz terrível quando tudo que você precisa ao receber uma pergunta é encaminhar um link.

Porém o que eu posso te garantir para você: é uma sensação de paz terrível quando tudo que você precisa ao receber uma pergunta é encaminhar um link.

Por onde começar?

Beleza, mas então o que fazer para minimamente garantir que a informação circule de maneira perene onde trabalho, promovendo uma conquista do conhecimento coletivo? Bom, a ideia aqui é te dar alguns caminhos, sempre lembrando que eles demandam, principalmente, consistência da sua parte.

1. Compartilhe sem medo – o que é diferente de compartilhar indiscriminadamente. Entenda quais são as informações coerentes a cada pessoa e faça com que sejam entendidas. Distribua da maneira correta e lembre que cabe a você o filtro. Informação demais também pode atrapalhar mais do que ajudar.
   
   
2. Promova uma plataforma para facilitar o compartilhamento – ter um ambiente que formalize o compartilhamento de informações é fundamental. Nele será possível estar as expectativas de como essas informações precisam permear times e organização. Por aqui, por exemplo, optamos pelo Notion como essa plataforma oficial e vem sendo uma experiência incrível de consumo para os times envolvidos.
   
   
3. Lembre das premissas básicas da comunicação assíncrona – a informação precisa estar disponível, sempre atualizada e contextualizada para favorecer as tomadas de decisão que a envolvem e, acima de tudo, precisa ser buscável (uma informação disponível que ninguém acha, de nada adianta);
   
   
4. Contribua para a troca entre times – crie rituais de troca entre os times. Pense que estamos aprendendo algo todos os dias. Se esse aprendizado circula em uma organização de 300 pessoas, o quanto podemos crescer em pouco tempo. Não precisamos cometer os mesmos erros, mas perpetuamos esse comportamento diariamente. Os rituais podem ser de lições aprendidas ao término de projetos, aprendizados da sprint, cases de sucesso ou de fracasso. Como melhor se encaixar na rotina do time – desde que aconteça a interação. Uma forma que encontramos de fazer algumas informações circularem foi através das Syncs – um momento onde paramos todo o nosso time de Projetos e discutimos junto sobre a teoria e a prática de uma pauta, como Gestão de Escopo ou de Cronograma.
   
   
5. Ensine o time a usar da informação – muitas vezes esperamos das pessoas algo que não lhes foi dito. Ensine seu time a usar a informação para uma boa tomada de decisão. Ao se ver diante de muitos dados, o nosso mercado que compra um discurso de orientado a dados, ainda pena para incorporá-los na rotina de maneira efetiva. E aqui é na prática. Mostrando como fazer e, principalmente, os benefícios sequentes.

Mas acredito que, mais importante que todos os pontos acima é relembrar o porquê de estar fazendo tudo isso.

Quando uma pessoa não tem todas as informações que precisa para realizar seu trabalho está mais propensa ao erro. Logo, favorecer esse acesso ou qualidade de informação é permitir, diretamente, que o outro tenha a possibilidade de dar o seu melhor potencial. Muitas vezes, o argumento que usamos é: pense que essa seria a situação que você gostaria de encontrar – e é verdade. Porém precisamos descentralizar o entendimento do mundo.

A não promoção de uma boa gestão de informação é sim um ato de egoísmo e precisa ser tratado como tal.

A gente não ia falar de processos por aqui?

Pois é, mas eu não mudei de ideia (por sinal, se você chegou até aqui e não leu o texto anterior, fica aqui a recomendação).

O ponto é que sem uma cultura de gestão de informação e de conhecimento fortalecida, discutir processos é quase como comprar seguidores para ter relevância: pode parecer que vai funcionar, mas não se sustenta no longo prazo.

Pura e simplesmente porque focamos no objetivo final e não no problema real.

Pense que toda vez que vemos uma Olimpíada, vemos, sei lá, os 20 melhores atletas do mundo concorrendo pela medalha de ouro. Só um ganha. Se o objetivo final fosse o que definia o campeão, teríamos 20 pessoas ocupando o pódio. Mas não é. É o sistema, as atitudes que são tomadas todos os dias que promovem (ou não) um resultado diferente. Lembre que um processo nada mais é que uma ação passível de repetição a partir de um procedimento claro e estabelecido.

Como ter isso, sem informação? Como garantir a evolução do mesmo sem colher as lições aprendidas? Impossível.

Por isso, esse papo era importante. Dá trabalho, mas é um investimento de médio prazo. E faz parte da missão do Gestor de Projetos.

Faça acontecer, confie e valerá a pena a cada erro evitado.