Escopo: documento essencial para a Gestão de Projetos

Este é o primeiro conteúdo de uma série de artigos do qual iremos abordar alguns documentos importantes e que podem ser qualificá-los como necessários para que um projeto seja concebido. O primeiro é o Escopo.

Em um entendimento básico, temos duas formatações do Escopo, que são Escopo do Projeto e Escopo de Produto.

O Escopo do Projeto é o documento que descreve as atividades a serem executadas para que um determinado produto ou serviço seja entregue.

Já o Escopo do Produto descreve as características do produto / serviço a ser entregue, quais funcionalidades devem ser alcançadas com este produto ou serviço.

Em muitos casos, o Escopo de Projeto e Escopo do Produto são encarados com um documento único, descrevendo principalmente as características do produto uma vez que a equipe e atividades a serem executadas podem ser modeladas de acordo com a necessidade apresentada. Este cenário é corriqueiro (ou unânime) em agências de publicidade, uma equipe dificilmente será dedicada exclusivamente a entrega de um único projeto.

Um Escopo pode e deve ser flexível à mudanças, porém a importância da existência deste documento vai de encontro a necessidade de gerenciamento das mudanças, sendo a segurança de ambas as partes, fornecedor e cliente. Dentro do gerenciamento de um projeto temos a determinação de prazos, alinhamento de investimento e estruturação de equipe. Caso aconteça uma mudança não analisada e/ou não aprovada com todos os envolvidos, existe o risco de acarretar alterações de prazo e principalmente aumento dos custos.

Se tratarmos que produtos aplicáveis em plataformas digitais são complexos e muitas vezes obstáculos são encontrados durante o desenvolvimento deste trabalho, o gerenciamento do escopo torna-se peça fundamental para atendimento nas exigências do produto a ser entregue.

Entre os documentos que podem ser utilizados para a compreensão mais clara e assim ser realizado a decupagem do Escopo, é a EAP (Estrutura Analítica do Projeto). Este documento é basicamente uma árvore que de forma hierárquica (partindo de um ponto Geral para uma ação Específica), determina as entregas do projeto. Exemplo, vou usar aqui uma outra paixão que é a Gastronomia, então passa-se o processo para preparar um prato, temos:

• Aquisição de materiais
  Comprar a carne
  Comprar cebola ou alho
  Comprar temperos
  Comprar óleo de cozinha
  Comprar panela
  Comprar talheres
  Detergente para limpeza

• Preparação do ambiente
  Lavar panela
  Separar temperos
  Cortar cebola e alho
  Temperar carne
  Colocar panela no fogo com óleo de cozinha

• Preparando o produto
  Colocar carne na panela
  Acompanhar processo de fritura da carne

• Limpeza do ambiente
  Jogar fora ou guardar o que sobrou
  Limpar panela, talheres e fogão

Se aplicarmos uma metodologia de gestão de projetos como o SCRUM, podemos determinar que cada etapa de trabalho para a execução da Preparação do Prato seja uma Sprint. Desse modo, a Preparação do Ambiente é uma Sprint, Preparando o Produto outra Sprint, e assim por diante.
O Escopo deve ser encarado como documento de importância e necessário para que o projeto possa ser entregue, as suas exigências atendidas e sem onerar os envolvidos, seja ele cliente ou fornecedor.

E você leitor, acredita que o Escopo é um documento importante para a clara condução de um projeto?