Networking e repertório para soluções e planos de contingência

O expediente já tinha terminado quando um colega de trabalho me ligou aflito dizendo que o nosso fornecedor parceiro para produção e desdobramento de peças digitais não poderia atender uma demanda que precisaria ser entregue parcialmente a partir do dia seguinte.

Já passava das 18h e esse colega havia tentado, sem êxito, o possível na tentativa de atender o pedido com o parceiro atual. Num primeiro momento, fiz diversas perguntas para entender o volume e a complexidade do trabalho e, claro, entender porque não houve um planejamento para dar conta desse prazo, isto é, porque não fomos avisados com antecedência que um trabalho chegaria em cima da hora? Assim, teríamos tempo de preparar esse mesmo parceiro para que respondesse num curto espaço de tempo.

Olhando retrospectivamente, acho que, independentemente da resposta – pois o meu foco não era solucionar essa questão -, ficou o aprendizado para esse colega de trabalho.

Depois de analisar o pedido, um outro fornecedor veio à minha mente, com o qual, aliás, eu nunca havia trabalhado mas cuja reputação eu já havia checado. Estávamos conversando há meses: ele queria muito uma oportunidade de parceria e eu havia aproveitado o período sem a oportunidade de trabalharmos juntos para me aprofundar nos serviços, processos e históricos de trabalhos que ele já havia realizado. Talvez essa não seja a melhor forma de introduzir um novo parceiro, mas foi, para mim, uma tábua de salvação tê-lo no meu radar naquela ocasião.

Enviei uma mensagem por volta das 19h. Às 20h ele retornou com uma ligação. Dei o contexto, expliquei a complexidade e o volume do que precisaria ser entregue a partir do dia seguinte. Ele topou imediatamente o desafio, pois havia esperado por algum tempo. Em seguida, conectei-o com a minha equipe e dei início à triangulação com o time que atende o cliente para a execução do trabalho.

Neste caso, tivemos um final feliz. Mas, poderia não ter dado certo. E, se não tivesse dado, nós ao menos teríamos demonstrado que temos a capacidade de pensar rápido, reagir e encontrar soluções. Longe de atribuir o sucesso desse episódio à sorte, entendo que ser uma empresa que presta serviços implica ter diversas formas para realizá-los com qualidade, prazo e custo otimizados. Esses são, para mim, fatores imprescindíveis. 

O aprendizado maior que fica aqui é sempre ampliar os contatos, parceiros, fornecedores bem como manter uma equipe bem integrada. Imprevistos sempre acontecem e ter um plano de contingência é parte importante das atribuições de um gestor de projetos, não importando o modelo que você utilize para a entrega do serviço.

E, por fim, diante de qualquer problema o que sempre penso é: e se tudo der errado, qual é o plano?