Kanban: Um Método Humanizado

Muitas vezes quando os profissionais de Publicidade e Propaganda escutam a palavra “Kanban” já pensam naqueles quadros cheios de post-its espalhados pelas empresas, mas não imaginam que eles sejam os protagonistas para que o método funcione em sua plenitude.

Quando se fala sobre como implantar o Kanban, o STATIK (Systems Thinking Approach to Introducing Kanban) é o mais adequado, pois é um guia que ajuda a modelar e a inspecionar o fluxo de trabalho.

Segundo David Anderson, criador da Kanban University, o STATIK é um método iterativo de abordagem para início da implantação do Kanban, sendo baseado no pensamento sistêmico e que procura encontrar padrões na visão da organização. O método se baseia em oito etapas e busca ser totalmente flexível, ou seja, nem sempre será possível aplicar todas elas na sequência recomendada.

Seguem abaixo:

1 – Identifique o Propósito

2 – identifique as Insatisfações

3 – Análise das Demandas

4 – Análise a Capacidade (ou a falta dela)

5 – Analise o fluxo de cada Demanda

6 – Classe de Serviço

7 – Modele o seu fluxo de Trabalho

8 – Socialize o design e negocie a implementação

Entendendo o STATIK

Agora vamos entender cada um dos passos acima.

A identificação do propósito nada mais é que o motivo do time existir e ao encontrar as insatisfações internas e externas dos atores envolvidos no processo você será capaz de mapear os pontos que podem ser atacados de forma imediata ou em um futuro breve.

Faz-se necessária uma análise inicial da capacidade. Essa avaliação preliminar servirá para avaliar se os números condizem com a realidade e a capacidade de entrega do time, também é de extrema importância mapear as origens das demandas, entender de onde vêm, como chegam, para onde são direcionadas e a expectativa para o entendimento e organização delas. A partir daí, é possível criar a Classe de Serviço, um meio de gerir os riscos das demandas.

Se possuem uma data para ser entregue, ou caso não sejam finalizadas em certo tempo, o que acontecerá?

Agora é chegado o momento de modelar o fluxo. Aqui vale uma dica: não precisa ser um fluxo perfeito na primeira tentativa, lembre-se que é um processo de melhoria contínua. Entenda as etapas de trabalho e desenhe o fluxo, conforme for passando o tempo, ele pode mudar de acordo com a necessidade. Combine as cadências (Kanban Meeting, Momentos para Abastecer o Quadro e Retrospectivas) e torne as regras explícitas e visíveis.

E, por último, mas não menos importante, negocie e socialize quando se dará início a essa implementação, lembrando novamente que os passos não são sequenciais e nem todos precisam ser executados.

Limitando o WIP (Working in Progress)

Uma prática do Kanban é limitar o WIP (Working in Progress) ou em tradução livre: Limitando o Trabalho em Progresso. Ela serve para eliminar o excesso e o paralelismo (quando fazemos várias coisas simultaneamente), limitando o trabalho em progresso, que pode ser feito por quantidade de trabalho/demanda que cada pessoa pode executar ao mesmo tempo, por etapa do trabalho e pela quantidade de itens que o time todo irá executar. Um exemplo: podemos criar uma política explícita em que cada pessoa do time pode trabalhar em até três demandas ao mesmo tempo, ou que a etapa de execução pode ter apenas três itens.

Quando utilizada essa prática dá a sensação que a nossa entrega será mais lenta, porque estamos “fazendo” menos trabalho, mas não é verdade, porque nosso cérebro não sabe lidar bem com paralelismo, focar somente uma entrega por vez será muito mais efetivo, pois nos concentramos ao máximo para finalizar a entrega adicionando qualidade e provavelmente teremos menos custo de manutenção no futuro.

Ok, e as pessoas?

Até agora não foram citadas as pessoas diretamente, mas tudo que falamos afetam no trabalho do dia a dia, Kanban é um método muito respeitoso, pois não vem com aquele papo: “Gerentes não vão mais existir” ou “O que você faz hoje é errado”. O método respeita os papéis e cargos existentes e tem uma frase muito interessante que é: “Comece com o que você tem hoje”, observe bem o ambiente de trabalho e a partir daí evolua com pequenas melhorias. Tudo isso com vistas a diminuir a resistência das pessoas com as mudanças. 

Recapitulando, o método respeita a velocidade, capacidade de entrega do time, mostra os abusos e limita o trabalho em progresso. Hoje é muito comum encontrar profissionais que pedem demissão ou que ficam doentes por causa da sobrecarga de trabalho. Geralmente, as empresas não costumam trabalhar com a capacidade real delas.O Kanban traz meios e práticas para isso diminuir, sabemos que muitas dessas disfunções são culturais e levam tempo para mudar, mas com essa filosofia com certeza será criado um novo ambiente mais saudável com menos sobrecarga.

E você, já pensou em limitar o seu trabalho em progresso?