Gestão de mudanças: Os 8 Passos de Kotter

Quando falamos de mudanças, sejam elas pessoais ou profissionais, existe a necessidade de implementar uma gestão para que tudo ao redor saia como o planejado. Refletir sobre o principal motivo que impulsionou a mudança, organizá-la  com antecedência, comunicar as pessoas que estão ao seu redor e visualizar o futuro após esta decisão, são exemplos de considerações essenciais para que o processo seja bem sucedido.

Tivemos uma conversa no streaming da gestão – Mestre GP ao cubo – com a mediadora das lives do mês de agosto: Silvia Machado – Diretora de Produtos Digitais na Jüssi. A diretora convidou Leandro Barreto – Diretor de Processos na Ogilvy – para debater sobre como elaborar uma gestão de mudanças eficaz tendo como base os 8 passos de Kotter, pois assim como diz o autor: “O fracasso está geralmente associado a subestimar as dificuldades em produzir mudanças”.

Por mais que você não reconheça o nome, provavelmente já lidou com suas técnicas para gerir mudanças dentro da empresa ou até mesmo em sua vida pessoal. 

Quem é John Kotter?

O autor estadunidense compõe o corpo docente de professores da Harvard Business School, ensinando sobre liderança de acordo com a linha teórica de Konosuke Matsushita.

Criador da metodologia dos 8 passos, em seu best-seller: Liderando a mudança, Kotter descreve uma das mais consagradas teorias da gestão da mudança que apresentou ao longo das últimas décadas, resultados positivos comprovados, tornando-se uma forte referência para líderes e gestores em todo mundo.

Conheça os 8 passos e as percepções dos diretores sobre cada uma delas:

Os 8 passos de Kotter

Kotter elaborou em sua metodologia, uma proposta de check-list para que possamos lidar com o processo da melhor forma possível.
Confira:

Passo 1: Crie senso de urgência

Para que uma mudança possa acontecer efetivamente, o primeiro passo é envolver as pessoas que irão participar dela. Desde a alta administração, passando pelos funcionários e chegando a investidores e clientes. É preciso que todas as pessoas compreendam as razões da mudança, e a importância de agir imediatamente, para que a motivação possa ser despertada em cada uma delas.

Leandro comenta conosco que é de extrema importância haver o entendimento e o engajamento de cada colaborador perante aquela mudança e que definir o senso de urgência com critérios é que que difere de ter pressa: “ Em agências, os times estão acostumados em trabalhar em cima da palavra pressa e agora, sempre remete a pressa com agilidade e sabemos que não é bem assim.”

O diretor relata que nos modelos de trabalho home office, o alinhamento de expectativas, a comunicação direta com todos, planejamento e acompanhamento para a produção contínua da mudança, torna-se ainda mais necessário.

Passo 2: Forme alianças poderosas

Outro passo fundamental durante a gestão de mudanças é a identificação de funcionários e gestores que podem servir como agentes da mudança. Essas pessoas podem ser escolhidas não somente pelo cargo que ocupam, mas também por seu status, experiência no tema, ou até mesmo importância política. Na prática, eles poderão influenciar as pessoas de seu círculo durante o processo de mudança e ajudar a eliminar problemas antes mesmo que eles venham à tona.

Neste tópico, os diretores comentam sobre a Importância na identificação dos influenciadores do time: “Temos que formar alianças poderosas, tendo em vista que  existe o time da resistência e os influenciadores nos ajudam a evoluir a mudança com sucesso.” – discorre Silvia e Leandro.

Tendo em vista que não existe hierarquia quando falamos de mudanças, é necessário entender que todas as pessoas formam essa aliança poderosa. Existem pessoas estratégias para determinadas mudanças, mas todos devem ser envolvidos: “Ao decidir mudar, é necessário conversar com todos envolvidos, sem esquecer da cultura da empresa também. Quando envolvemos todos no processo você recebe insights inesperados, tendo em vista que muitas vezes o líder quer a mudança, mas não será ele que irá colocar a mão na massa”. Finaliza o diretor. 

Passo3: Crie uma visão para a mudança

Assim como as empresas utilizam a visão de futuro para nortear equipes na busca pelos objetivos estratégicos do negócio, elas podem aproveitar a mesma ferramenta para os processos de mudança. Aqui, é preciso elaborar uma visão com os principais valores relacionados à mudança, de forma altamente concisa e objetiva, permitindo que todos compreendam de forma rápida o que precisará ser feito no dia a dia para se adequar à nova situação.

Neste tópico te convidamos a refletir sobre: Missão, visão e valores da empresa. Às vezes a mudança idealizada não está de acordo com o propósito da empresa.

Veja o exemplo abaixo:

Uma empresa prega autonomia e liberdade mas na prática, possui um  sistema que controla cada minuto do profissional. Não faz sentido, concorda?
Ter um propósito e mudar para que haja mudança na realidade é algo totalmente saudável.

Quando falamos de mudanças, devemos sempre enaltecer as boas práticas de gestão que são aplicadas em modelos tradicionais e funcionam perfeitamente. É importante sentir o timing que a organização está e como o time responde para tal, sem esquecer que não há motivos para perder as oportunidades que possam ser inovadoras e que a gestão da mudança é essencial pois felizmente, não existe somente um jeito de fazer acontecer e ser eficaz.

“Está tudo bem com as operações tradicionais, assim como algumas merecem ter um toque de agilidade” – comenta Leandro. 

Passo 4: Invista na comunicação

O processo de gestão de mudanças provavelmente irá competir pela atenção da equipe com muitas outras questões prioritárias na organização. Por isso, é fundamental direcionar esforços para que a visão da mudança seja devidamente comunicada nos diferentes níveis organizacionais para garantir seu aprendizado por todos da empresa. 

Muito se fala sobre comunicação clara e objetiva, não acha? Porém, este é um ponto em que muitas empresas cometem falhas. Neste sentido, a diretora de produtos – Sílvia Machado – explica  para nós que nem sempre a comunicação precisa ser oficial. ela pode partir de uma conversa e tende a ser de muito aprendizado. 

E quando algo der errado?

Neste papo foi possível perceber o quanto a nossa tendência em querer fazer dar certo é plausível, porém, devemos valorizar o que deu errado, é neste ponto que iremos ser impulsionados no caminho de ser e fazer melhor na próxima vez. É útil lembrarmos que: qualquer implementação de mudança e cultura são feitas na base de testes, seja pelo gestor, pelo fluxo ou até mesmo pela expectativa do cliente, às vezes terá chance de não dar certo.

Passo 5: Empodere toda a base

Alguns processos de mudança falham não somente pela falta de adesão das pessoas, mas também pelo despreparo da empresa na hora de virar a mesa. No 5º passo, Kotter propõe que as empresas se certifiquem de que as barreiras humanas, técnicas e normativas, sejam devidamente removidas para que as novas soluções possam ser abraçadas sem empecilhos. Esse passo para mudança é extremamente importante! Muitos líderes não dão voz a base, sendo que são exatamente esses profissionais que lidam com falhas todos os dias, sendo fundamentais na hora de solucionar problemas e efetuar mudanças.

No processo de mudança precisamos empoderar os time: “As regras precisam ser regras claras e limitadoras e ao mesmo tempo, empoderadas. O equilíbrio é essencial no processo de construção,” discorre Leandro.

Neste ponto, Leandro  enfatizou sobre a importância de manter a resiliência do time, tendo em vista que por mais que saibamos sobre os processos existentes, é normal encontrar alguma mudança no meio do caminho.  

O impacto da mudança é sentida em detalhes pelas pessoas e vão desde o prazo até a entrega com qualidade. Leandro cita um exemplo para nós: “Imagine um time de comunicação gastando o seu tempo de trabalho em busca de informações que não estão especificadas em um briefing, durante esta busca, eles poderiam estar criando e sendo produtivos no que realmente importa”. 

Passo 6: Crie metas de curto prazo

As pessoas se sentem mais motivadas quando percebem algum progresso nas atividades que executam. Dessa forma, outro importante passo é a criação de metas e incentivos para as equipes no curto prazo, com o objetivo de comemorar os objetivos alcançados e dar recompensas para aqueles que agirem em favor da mudança. Durante o planejamento da mudança, esse passo também diz respeito à priorização das iniciativas, cujos efeitos podem ser sentidos imediatamente, o que irá ajudar a provar como o processo pode ser benéfico para a organização.

Silvia conta para nós que comemora cada conquista com o seu time e que, ao sentir que evoluiu 1% durante o dia, já é motivo suficiente de comemoração também. Isso possibilita que as pessoas sintam-se motivadas, sempre em busca de uma mudança com foco na evolução.

Passo 7: Não diminua o ritmo

Ainda que os ganhos de curto prazo sejam atrativos num momento inicial, as mudanças verdadeiras levam certo tempo para serem totalmente absorvidas. Por isso, não perca o foco nas mudanças estruturais e mais profundas, pois somente elas serão capazes de trazer melhorias contínuas para os processos e projetos.

Ao chegarmos neste tópico, Leandro expõe para nós que não descarta a validação de se fazer pequenos entregáveis, mas por outro lado, quando se tem um novo  processo, ocorre uma dependência maior do time. “ É válido testar se realmente irá funcionar e analisar quem possui metas e objetivo, neste colaborador a mudança será mais tangível”, discorre Leandro. 

Passo 8: Torne a mudança parte da cultura

Muito mais que passar por um período de mudança, ou fazer uma gestão de mudanças, Kotter prega que as empresas precisam incorporá-la no DNA do negócio. Essa iniciativa deve partir da liderança, por meio do reforço constante sobre quais as expectativas do novo cenário, mas também na sua incorporação nos sistemas formais, evitando que a nova realidade seja deixada de lado por força do hábito. Integrar mudanças na cultura da empresa, vai preparar sua equipe para mudanças futuras. Cabe aos gestores fomentar um ambiente adequado para que as organizações atravessem processos de mudança sem problemas. Mudar é melhorar continuamente!

Não dá para negar, a mudança na cultura de uma organização é complexa, exigindo um desafio maior: engajar as pessoas em todos os níveis. Veja a percepção de Leandro sobre o assunto:
“Todos devem ser envolvidos e escutados. Nada irá adiantar o investimento que você possui sem o engajamento das pessoas. Os maiores investimentos em uma mudança são: investir em pessoas e na empatia”.


Assista o conteúdo completo desta live e fique por dentro do universo da Gestão de projetos, pessoas e produtos através do Streaming da Gestão- Mestre GP ao Cubo.