Produtividade e Eficiência: o que aprendi com o livro “A Arte de Fazer Acontecer”

Eu amo livros. Livros de história, romance, drama, suspense, religiosos. Mas nos últimos anos tem uma temática me chamando atenção e curiosidade: metodologias de gestão, liderança e produtividade. O livro que li no último mês merece não só destaque, mas também lugar na estante, na cabeceira, na poltrona do café, na sala de aula (virtual), na indicação aos amigos. Antes mesmo de escrever esse artigo sobre ele, eu já tinha o classificado como top 3 da minha lista.

A Arte de Fazer Acontecer do escritor David Allen é – na minha opinião – fora da curva. Não é à toa que o número de “3 milhões de exemplares vendidos” vem na capa estampando o sucesso do conteúdo de quase 400 páginas. O método GTD (Getting Things Done) consiste em em 5 etapas de produtividade: capturar, esclarecer, organizar, refletir, engajar. Esse ciclo quando aplicado de forma contínua gera um ganho de eficiência notável seja em projetos de curto, médio e longo prazo, ou em tarefas diárias.

Falar em como ser produtivo em tempos de home office parece repetitivo, ainda mais porque o mundo descobriu junto como lidar com isso. De um ano para cá, quando o home office virou uma realidade imposta, infelizmente por uma pandemia, o mercado de trabalho se viu em um novo ritmo, em que conciliar casa, família, filhos, estudo e trabalho – tudo em um só lugar – deu um choque na gestão de empresas e na organização individual e coletiva das entregas.

Mas como o GTD funciona em 5 etapas?

1. capturar / coletar: anote suas ideias, tarefas, entregas em um papel, caderno, bloco, post its, ou um sistema online da sua escolha;
   
   

2. esclarecer: dentre os itens anotados, priorize pela importância, o que precisa ser feito de imediato ou o que pode ser adiado. Neste momento é possível já eliminar algumas anotações;

3. organizar: hora de organizar e gerar categorias para cada tarefa, de acordo com prioridades, e estabelecer o tempo necessário para realização de cada uma delas;

4. refletir: revisite pelo menos uma vez por semana a organização, os prazos necessários, prioridades e categorias;

5. engajar: execute suas tarefas conforme planejado.

Embora pareça simples, organizar essa rotina intensa, controlar o stress, e continuar a ser produtivo, é uma tarefa difícil, mesmo com tantos recursos e tecnologias à nossa disposição. Por isso quando nos baseamos em estudos e métodos já existentes é como aproveitar de uma corrida já iniciada, em que conseguimos colher os aprendizados, e usar as técnicas certas a cada metro percorrido. Aprender e aplicar o GTD tem sido útil para mim, espero que seja a você também.