[GP de A a Z] Como criar processos operacionais para desenvolver projetos dentro de uma agência de publicidade

Conheça os passos que um Gestor de Projetos pode seguir para organizar e criar processos operacionais para clientes da agência

Por Gabriela Manzini, Head de Conteúdo no Mestre GP*

O universo do Gestor de Projetos, também popularmente conhecimento como GP, passa pela Transformação Digital que toda a indústria da comunicação e marketing está passando. E qual a melhor forma de se organizar frente às mudanças? “Organiza. Processo. Processo é onde você descobre o ralo do dinheiro”, declarou a diretora de Operações na Hogarth, Vanessa Mendes, professora do Módulo 1 do Curso de Gerenciamento de Projetos do Mestre GP.

Se antes as agências eram divididas em Silos, o GP entra aqui pensando em como quebrá-los. Assim, para estruturar novos processos e construir projetos, precisamos passar pela fase dos “Porquês” e redescobrir formas diferentes de realizar jobs internos na agência.

1- A necessidade é o núcleo do trabalho

As agências trabalham para marcas. Assim, escolhemos pessoas dentro de um projeto que se identificam com aqueles temas. Aqui: precisamos entender qual o objetivo de negócio? Normalmente esta resposta vem de atendimento ou no briefing.

2- Entendimento de Necessidades

Essa é a parte de construção de briefing e planejamento estratégico. Antes isso vinha pronto. Agora, é um processo colaborativo, inclusive trazendo matemáticos para novos insights.
Este é o momento de responder às perguntas que podemos ver na foto abaixo.

3- Definição de staff/proposta/metodologia

Esta etapa é a base: sem ela, você não consegue medir o que precisa lá na frente. Quem será sua equipe? Qual a metodologia que será utilizada para seguir com aquele projeto? Aqui faz muito sentido envolver metodologias ágeis como Kanban, Scrum, Design Thinking, entre outras – sempre pensando nas necessidades do cliente para criar processos.

4- Atendimento e Projetos

A partir daqui, se definem lideranças para envolver as áreas que participarão daquele projeto. Quando você define líderes, não necessariamente será só um: ele pode trabalhar em conjunto com financeiro e outras áreas, cada uma com sua liderança, que contribuirão com o líder do projeto em si.

Portanto,a etapa de construção é a mais importante porque é isso que vai balizar se o projeto vai ser um sucesso ou não. Isso tudo é validado internamente antes de ser enviado ao cliente.

Qual o benefício de agir seguindo esses passos?

“Tudo isso leva uma equipe integrada e com foco no objetivo. E o objetivo final e a busca desse processo todo é a melhoria de eficiência.” – diretora geral de operações da Y&R, Jaqueline Travaglin, também professora do Módulo 1 do Curso de Gerenciamento de Projetos do Mestre GP.

Assim, o GP tem papel fundamental dentro dessa construção de novos processos operacionais, ao criar processos. “É a necessidade de ser um agente condutor da mudança e antecipando isso”, Jaqueline.

*Gabriela Manzini é jornalista formada pela Universidade Metodista de São Paulo, trabalha com comunicação desde 2008 e é especialista pós-graduada em Comunicação Corporativa pela Cásper Líbero com nanodegree em Marketing Digital. Atua hoje com comunicação estratégica, marketing digital, especialmente marketing de conteúdo e inbound. Em suas passagens por agências de comunicação e marketing, já atendeu clientes como Microsoft, Philco, Wacom Brasil, Toshiba Brasil, Citibank, Credicard Hall, Omron, Internacional Shopping Guarulhos, e os cantores Fábio Jr. e Paula Lima. Na área corporativa, trabalhou no departamento de marketing da Shoestock e é a atual Head de Conteúdo do Digitalks, empresa do grupo iMasters, referência em marketing digital no Brasil. Possui ainda expertises em planejamento estratégico, design thinking para inovação, comunicação interna e endomarketing, além de prestar consultoria em mídias sociais para pequenos negócios.