A busca por eficiência e rentabilidade: O papel estratégico do planejamento de equipes e orçamentos nas operações

Um pilar crucial dentro das responsabilidades ligadas às operações é o planejamento de equipe. 

Aqui, o foco está em garantir que as diversas disciplinas tenham o suporte necessário, tanto em termos de quantidade de colaboradores para lidar com a carga de trabalho, quanto, é claro, em termos de compatibilidade com o orçamento disponível.

Trata-se de uma equação complexa, e frequentemente, os números simplesmente não fecham:

• O volume de trabalho excede em muito o número de colaboradores disponíveis na equipe (resultando em problemas como licenças médicas, atrasos e baixa qualidade nas entregas);
• O custo da equipe ultrapassa o orçamento disponível (diminuindo a margem de lucro da agência e acarretando consequências administrativas sérias, como redução de recursos para mitigar problemas que exijam investimentos).

Embora mais raro, o oposto também pode ser problemático:

• Um excesso de colaboradores em relação ao volume de trabalho (o que pode exigir uma revisão na estrutura da equipe);
• O custo da equipe abaixo do orçamento disponível (abrindo espaço para aprimorar a equipe com profissionais mais experientes, reconhecimentos ou manter uma margem de lucro maior que o planejado).

O desafio contínuo reside em encontrar a equação mais adequada, considerando os múltiplos fatores que influenciam no resultado ideal. Assim, ao avaliar a equipe, seja para uma proposta comercial ou para revisar a estrutura, é crucial questionar:

• Esta estrutura é adequada ao escopo e volume de trabalho?
• Quais são os pilares que indicam que esta equação parece estar equilibrada?

Essa tríade composta por custo/orçamento, volume/escopo e número de pessoas/perfil e senioridade estabelece limites para cada elemento. Entretanto, mesmo com essa abordagem, pode haver discrepâncias, o que torna o processo de refinamento essencial. Por exemplo: o volume/escopo determina o perfil e a quantidade de pessoas necessárias na equipe, o que, por sua vez, gera um custo que precisa estar dentro do orçamento disponível. 

Se algum dos pilares não se encaixa, é preciso refinar a equação, até chegar ao ponto de ser necessário ajustar todos os elementos:

• Recomendar a redução do volume/escopo;
• Diminuir o número de colaboradores e/ou sua senioridade.

Ambas as ações resultarão em uma redução de custos.

Chegar a uma conclusão exige uma combinação que atenda às necessidades do cliente, o que pode demandar tempo e envolver a criação de vários cenários. Dependendo da situação, será preciso fazer escolhas, e muitas vezes, essas escolhas estão ligadas ao orçamento do parceiro/cliente. Priorizar o orçamento disponível pode exigir que a agência abra mão de quais aspectos?

É importante sempre lembrar que há consequências e devemos estar atentos a elas. Nem sempre evitar os riscos será uma opção, mas estar consciente nos leva a desenvolver planos de contingência, ou seja, estratégias para lidar com as situações adversas que possam surgir.

Esse é um dos pilares abordados no meu curso de Formação em Gestão de Operações, oferecido aqui no IMGP MestreGP. Além disso, é um tema que já explorei em detalhes durante minhas mentorias. Conte comigo caso queira discutir mais sobre o assunto 😉