Serrote ou Faca de Pão? Escolhendo Sabiamente as Ferramentas de Projetos e Operações

Ah, a importância de escolher as ferramentas certas é fundamental! Isso evita erros gritantes como fatiar pão com um serrote ou cortar uma mesa de madeira com uma faca de pão. Pode até parecer engraçado, mas na verdade, selecionar a ferramenta adequada para cada tarefa é crucial para a eficiência. Será que em algum momento já não usamos uma ferramenta inadequada em alguma ocasião, seja na vida pessoal ou profissional?  Portanto, com base nos meus 15 anos de experiência em agências de publicidade, gostaria de passar algumas sugestões para te ajudar a não cometer alguns deslizes. 

Preparem-se para uma leitura cheia de dicas úteis e um bônus surpreendente no final!

Em primeiro lugar, quando falamos de ferramentas, lembrem-se de que são pessoas que as operam. As pessoas são a essência do trabalho, já que os resultados dos projetos geralmente se destinam a pessoas. As ferramentas não substituem um bom gerente, uma equipe competente ou uma sólida metodologia que adote as melhores práticas; elas apenas cooperam

O segundo passo é entender que as ferramentas são usadas para ajudar a preencher as lacunas entre os objetivos e a execução dos projetos

Agora, antes de mergulharmos de cabeça nas ferramentas, o terceiro ponto é sabermos com o que estamos lidando, como mencionei na introdução. Vamos usar um serrote para fatiar o pão ou uma faca de pão para cortar uma mesa de madeira? É importante entender o tamanho do projeto, se é pequeno, médio ou grande, e quais métodos e ferramentas usar. Vamos optar por métodos ágeis ou tradicionais? Para que precisamos das ferramentas? Melhorar a comunicação entre as equipes, organizar datas e tarefas ou criar relatórios informativos?

A dimensão do projeto pode ser compreendida ao definir o escopo.

Abaixo, menciono alguns parâmetros para ajudar na escolha das ferramentas ideais após a definição de escopo.

Em projetos pequenos e de baixa complexidade, com duração média de 1 a 2 meses e poucas pessoas envolvidas, geralmente de 3 a 5, o uso de ferramentas simples pode ser o mais adequado, já que as tarefas não são muitas. Portanto, uma lista de verificação, como o Microsoft To Do, pode ser útil, junto com uma ferramenta de compartilhamento de arquivos, como OneDrive, Google Drive, Dropbox, ou recursos internos de compartilhamento, etc.

Para projetos de médio prazo, com duração de 3 a 6 meses e até 10 a 20 pessoas envolvidas, considere ferramentas de comunicação, como e-mail, e ferramentas de mensagens instantâneas, como Microsoft Teams, Slack, entre outras. O importante é que essas ferramentas de comunicação ofereçam recursos para marcar reuniões, gravá-las quando necessário e criar equipes para interagir com os times internos e externos.

Para dar visibilidade às equipes envolvidas, é útil utilizar ferramentas como o Microsoft Planner, que é fácil de usar, ou quadros compartilhados online, como Trello e Asana. Elas fornecem uma visão das tarefas a fazer, em andamento e concluídas.

Quanto a projetos de grande porte, que podem durar de 6 a 12 meses ou até alguns anos, com muitas pessoas envolvidas, começando com 20, 50 ou até mais de 100, é crucial garantir uma boa visibilidade para todos os envolvidos. O Microsoft Project é uma das ferramentas mais conhecidas para gerenciar projetos nessa escala, mas outra opção é o Smartsheet, que oferece funcionalidades além de cronogramas, como colaboração em tempo real, automação de processos, relatórios, dashboards e integração com outras ferramentas, como Excel, Slack, Google Workspace, armazenamento de documentos e acesso móvel.

Como vimos em projetos pequenos e médios, pode ser necessário usar mais de uma ferramenta para auxiliar, especialmente na troca de arquivos e comunicação entre as equipes. Além das ferramentas mencionadas, existem outras para gerenciamento detalhado, como alocação de equipes, controle de horas e gestão financeira. Nesse contexto, a colaboração entre a área de projetos e a equipe de operações é essencial. Nas agências de publicidade em que trabalhei, essas áreas eram integradas. A diferença entre a área de projetos e a área de operação é que o primeiro tem prazos definidos, enquanto o outro está sempre em andamento.

Portanto, para gerenciar a operação dos projetos, independentemente do tamanho, há muitas ferramentas disponíveis. No entanto, as mais usadas por grandes grupos de publicidade incluem Skills Workflow, que é usada por agências como Grupo Publicis, IPG Interpublic e McCann Worldgroup, e Taskrow, que é usada por agências como Africa, Galeria, Ampfy e Suno.

Agora, como prometido na introdução e para aqueles que leram até aqui, vem o bônus:

uma ferramenta que está ganhando destaque no mercado e possui inteligência artificial incorporada, é a Taskade IA. Ela promete oferecer as funcionalidades da Asana, Monday, Trello, ChatGPT, Jasper, Copy.ai, Notion, Google Docs, Miro, Lucidchart, Whimsical, Slack, Zoom e Microsoft Teams. Empresas como Netflix e Sony já a estão usando. Parece uma ferramenta cheia de promessas.

Essas foram algumas dicas de quem aprendeu bastante e ainda está aprendendo para ser mais eficiente na escolha das ferramentas adequadas nos projetos e operações. Portanto, da próxima vez que você pensar em usar uma ferramenta, lembre-se da história do serrote e da faca de pão e saiba que a vida é curta demais para usar as ferramentas erradas.

Fique atento, pesquise as ferramentas ideais para a sua operação ou projeto e deixe o serrote para a madeira e a faca de pão para o pão. Quem sabe assim você economiza na conta do dentista!