Métodos Ágeis e Gestão do Tempo

Abraçar a ideia do ágil em agências de publicidade faz com que o ambiente organizacional seja menos imprevisível e mais organizado. Os gestores de projetos foram imersos nessa experiência onde tudo é aculturado, sendo estrategicamente pensado para gerar valor e ações eficazes com as ferramentas de gestão e organização. 
Convidamos o Clayton Paiva – Agile Master na Brivia – para discutir no Mestre GP ao cubo sobre os métodos ágeis existentes associados à gestão do tempo nas quais encontramos disciplina, planejamento e organização.

Falando especificamente sobre tempo: Ser ágil é ser rápido?

Clayton responde para nós com o ensinamento do manifesto ágil: “Ágil não é igual velocidade. Agilidade é trazer uma forma de valor em menores espaços de tempos. ”É muito fácil confundir agilidade com rapidez, o importante é que o gestor de projetos  ou quem usa as ferramentas de trabalho possam desmistificar isso. Clayton conta discorre sobre como é atuar com metodologias ágeis em agências de comunicação:
“As agências de comunicação são frenéticas e temos uma questão sobre o cronograma reverso, pois ele pode ser  inimigo e melhor amigo do gerente de projetos. Ele se torna amigo quando os gestores são incitados a fazer um cronograma, e se transforma em inimigo quando vira uma cultura dentro das organizações e os gestores acabam se questionando sobre como fazer.”

Com projetos ágeis o cronograma está dado, ele é o time box da sprint e não se torna algo relacionado a  velocidade e sim como um  projeto que requer um senso de agilidade, mostrando o que é prioritário tanto para agência quanto para o cliente e qual a melhor funcionalidade que irá gerar valor.

Podemos resumir que agilidade é o foco no que agrega valor ao cliente e não necessariamente sobre tempo. Clayton comenta conosco que as mudanças das ferramentas que usamos em nosso dia são passadas despercebidas por nós mesmos e que este é um exemplo sobre como é necessário entregar valor através de uma fração importantíssima em curtos espaços de tempo. 

Como responder os clientes?

Clayton explica para nós: “Acredito que a maioria dos brasileiros aguardam ansiosamente a inauguração do projeto e assim, alguns gestores acabam olhando somente a visão do macro. Com agilidade, o primeiro passo de um projeto que você irá gerenciar dentro do aculturamento é “fatiar” desde o planejamento, onde é possível mostrar o lançamento e que o final do projeto nunca acontece, já que as mudanças são constantes e as necessidades também.”

Os novos modelos de gestão traduzem que não existem padrões fixos e que vivemos uma evolução perene que passa por todos os projetos e os gestores mostram os benefícios dessa visão: “Ele não vai ser final, ele vai ser pra sempre, e o custo do cliente vai ser gasto em pequenas fatias, recebendo feedbacks e o seu benefício sempre voltando.”

A capacidade do gestor de projetos em conversar e trazer argumentos, traz credibilidade, já que será priorizado aquilo que é bom para o cliente.
Clayton finaliza: “Os gps devem mostrar o benefício desta ação e o ciclo não para.” 

Em agência trabalhamos com criatividade, design e marketing, por isso é preciso entender qual o objetivo do cliente e qual a verba disponível, já que muitas vezes o projeto para o cliente está indefinido. Quando o projeto for sobre investimento a médio e longo prazo, a proximidade e envolvimento de negociação com  o contratante é necessária para não haver conflitos nesta etapa.

“Na agilidade, não teremos projetos 100% incrementais diariamente.” – discorre Clayton.

A sensibilidade e empatia com a necessidade do cliente trazem os times para esta percepção em conjunto.  “Não é o gestor de projetos sozinho e não é o cliente sozinho, é o time como um todo. A  pluralidade tem que existir para trazer a melhor visão do envolvimento com o projeto.” Clayton comenta para nós que a cultura ágil converte qualquer manifesto e o framework, porém é necessário que esteja entendida e enraizada pelo time.

Quais ferramentas da frameworks ágeis para ajudar na gestão do tempo do dia a dia? 

O Agile Master descola do framework e te leva para um campo maior de visão, Clayton nos conta que é preciso tomar cuidados com as metodologias ágeis que temos com as cerimônias. “Conforme os projetos aumentaram, as dailys tornaram-se multifuncionais (com mais pessoas e mais pluralidade), comecei a perceber as pessoas como o scrum master da coisa. É nesta ocasião que há necessidade da percepção do gestor de projetos sobre como as pessoas colaboram.”
Clayton relata para nós que a daily tem um grande potencial quando sabemos usá-la e que o scrum master precisa conhecer as necessidade do time naquele dia, como por exemplo, o que ocasiona atraso  e o que precisa sair para gerar valor. “ Não somos máquinas, somos humanos, todos precisam ser colaborativos para minimizar o caos. Devemos ter um cuidado com o apego a framework porque causa um engessamento da atuação.” – Finaliza Clayton. 

Siga o plano X aceite as mudanças

Clayton discorre sobre a importância em seguir e aceitar as mudanças, já que estamos vivendo constantes modificações, logo, é preciso adaptar o negócio para fazer parte dessa realidade. “ Sou manifesto ágil total! A esfera que vivemos gira exatamente para a mudança e nada é 100% constante. Existem mudanças benéficas para o projeto, assim como algumas mudanças que não agregam valor naquele momento, é necessário tratar com a organização para analisar como cuidar dessa parte. Temos apegos ao que fazemos, seja um texto ou planilha, não percebemos que muitas vezes a visão de fora é o que faz acontecer. A gente faz uma entrega e pode ser que no dia seguinte ela já tenha vencido e as metodologias ágeis são ótimas porque não teremos que derrubar tudo para fazer novamente.” 

Assista o conteúdo completo desta live e fique por dentro do universo da Gestão, Cultura, Liderança e Processos através do Streaming da Gestão- Mestre GP ao Cubo.