Técnicas e ferramentas para a gestão do tempo

A sensação de que o tempo está passando cada vez mais rápido pode ser um motivo para deixar de cumprir todas as obrigações do dia, sobrecarregar a equipe e  postergar o cumprimento de objetivos.
A distração ou a falta de priorização sobre o que realmente precisa ser feito, são desafios que fazem parte desta jornada em busca do gerenciamento do tempo.
Fabiano Mello – COO na empresa Decode – foi o convidado especial para discutir sobre o assunto no streaming da gestão – Mestre GP ao cubo – com o nosso mediador do mês – Diogo Moreira – gestor de projetos na Moringa Digital.

Como é gerir o tempo nesta atualidade que vivemos?

Muitas coisas mudaram desde que fomos impulsionados para o regime de trabalho home-office e tivemos a tecnologia como a maior álibi neste processo. Reuniões virtuais, pessoas em estados diferentes, afazeres do dia e o trabalho dentro de casa e ainda assim, temos que administrar os horários para conseguir um momento de descanso e lazer.

A gestão de tempo em equipes é um assunto rico que sempre terá pauta. Fabiano comentou conosco que a premissa do assunto era sobre liderar e hoje é sobre alta performance. “Alta performance é uma relação entre: a sua  organização pessoal com o tempo e como você faz que o time seja reconhecido por alta performance. A pandemia trouxe a cultura remota e não sabíamos o que fazer já que o contexto de organização dentro da companhia é diferente.”

Fabiano relata que nos primeiros meses de home-office, a sensação de estar presente em diversas reuniões do dia e ser multitarefas no contexto caótico mundial chegou a funcionar em sua rotina e adaptação. “Saber gerir a equipe e manter o engajamento dentro de casa trouxe um contexto maior de responsabilidade, mas hoje, percebemos a importância em saber administrar o tempo de um jeito que funcione para todos e que não fique cansativo.”

Métodos para o gestor e o seu tempo

Em nossa conversa, Fabiano acredita que não existem métodos que se aplique para um desafio em específico. “Cada um deve entender como gerir melhor o próprio  tempo e o líder precisa traduzir isso para os liderados.”
Perguntas do tipo: “Como posso contribuir para que a minha equipe gere efetivamente o tempo ? Quais ferramentas posso incluir?” ajudam no processo de otimização, assim como as priorizações de tarefas, planejamento diários e o entendimento sobre a saúde mental da equipe.
“ Vivemos hoje, o  maior desafio contemporâneo na gestão. Uma boa gestão é sinônimo de comunicação. Você precisa se manter presente, não adianta ligar a câmera e fazer diversas coisas ao mesmo tempo.” Finalizou Fabiano.

Organização a partir de técnicas de priorização

O princípio de Pareto – um sociólogo italiano – para administração do tempo afirma que 80% do seu sucesso vem de 20% das suas atividades. Você deve descobrir o que esses 20% significam na sua rotina. Ou seja, priorize as tarefas mais estratégicas, que causam mais impacto para sua empresa e dedique mais tempo a elas – tanto para executá-las quanto para pensar formas de aprimorá-las.
“Quem faz tudo não faz nada, 20% de coisas no seu dia merecem uma atenção maior. Cronograma com muita atividade não dará certo.” 

Delegar tarefas é um ato de confiança, se o gestor não confia nos liderados, há alguma coisa errada. Fabiano conta para nós que existem gestores que não delegam tarefas por medo de que a equipe não consiga cumprir com o esperado, o que resulta em insegurança, falta de evolução do time e sobrecarga do gestor. “Quando você delega, consegue focar no que realmente precisa. Precisamos falar sobre vulnerabilidade. A companhia deve entender que os erros acontecem, mas que o importante é que eles sejam resolvidos rapidamente.”
É importante entender o nível que o colaborador do seu time está para que o desafio seja apropriado “ É importante saber quando a pessoa irá precisar de um treinamento ou um acompanhamento maior. Se o resultado não acontecer como o gestor espera, não seja bruto. Não podemos liderar de forma pasteurizada. as soluções e delegações são diferentes.”

Usar agilidade para assertividades facilita a visão do backlog e o refinamento de tarefas. Com agilidade, você consegue entender o que falta e se ainda faz sentido ter determinada tarefa no caminho, o ágil melhora as demandas e o tempo. 

Fabiano comenta que as entregas rápidas atendem os prazos mas não funcionam, sendo válido pedir mais alguns dias e entregar algo relevante que impacte o cliente. “As coisas mudam muito rápido. Um mix de agilidade e hibridismo nos leva no caminho certo.” – comenta Fabiano.

Saiba dizer não
A companhia precisa entender o que não é viável para ser executado. Fabiano discorre: “Ninguém gosta de falar “não” mas falar “sim” sem poder é o problema. É neste “sim” que mora a perda de tempo e a sobrecarga. O gestor deve saber distribuir o “não” de forma consciente, equilibrada e dosando o tempo certo.”

Produtividade e bem-estar 

A gestão do tempo está totalmente relacionada na visão ampla da onde se irá chegar, como pensar sobre os novos projetos e previne o imediatismo. Gestão de tempo e gestor de projetos caminham juntos, assim como o plano de ação para riscos e o planejamento da equipe, possibilitando uma sensação de bem-estar e produtividade. Tendo em vista que o bem-estar impacta diretamente em nossa rotina, veja algumas dicas que separamos para vocês:

O tempo de brecha entre as reuniões: Tenha um intervalo de pelo menos 5 a 10 minutos antes da reunião seguinte começar.

Priorização e tópicos de entregas: Criar uma regra de priorização é uma maneira de organizar as atividades do negócio e de oferecer autonomia e clareza para que o time dê prosseguimento às tarefas e, claro, saiba como lidar com situações atípicas que podem surgir durante sua rotina ou, até mesmo, mudar a ordem como ela é executada.

Aproveite o que o remoto pode proporcionar: Tire uns minutos para respirar, converse com quem esteja em casa. O descanso ideal deve ser de 15 a 20 minutos para dar um up e finalizar o dia de trabalho se sentindo bem.

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