O cliente pediu um PMO, e agora?

Quantos de vocês, publicitários ou não, já ouviram essa sigla e foram logo “dar um Google” para saber o significado?

Lembro que quando me tornei PMO na agência anterior alguns amigos falavam: “Olha só, virou sigla, tá importante, vai fazer o quê agora?”, “Mas você é o quê? A GP máster?, “Mas não é a mesma coisa que ser Diretora de Projetos?”, entre muitos outros questionamentos

Muito se ouve nos dias de hoje que “o cliente pediu a ação de um PMO nessa conta”, mas pouca gente sabe o real significado e papel de um PMO.

Segundo o Guia PMBOK®, o Escritório de Projetos ou em inglês, PMO (Project Management Office) é uma estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados a projetos e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas.

Não estamos falando de uma pessoa ou de um recurso, mas sim de uma qualificação profissional que permite àquela pessoa, ou grupo, dar direcionamentos, auditar e apoiar os Gerentes de Projetos para que eles possam executar seu trabalho da melhor forma, com todos os recursos que necessitam e suporte no que diz respeito a processos, ferramentas e metodologias.

O Project Management Office ganha um “R”e vira Project Management Officer, podendo assim ser um cargo atribuído a uma pessoa, que é o que acontece na maioria das vezes no mundo publicitário.

Entre a lista de responsabilidades de um PMO, podemos citar:

• A revisão de processos do gerenciamento de projetos;
• As metodologias que os gerentes de projetos seguirão com suas equipes e clientes;
• O gerenciamento das demandas e entrada de todos os projetos;
• O suporte para todo o time de gerentes de projetos;
• A priorização e cronogramas dos projetos;
• A otimização dos recursos dentro da agência;
• A organização de documentações técnicas dos projetos.

Existem 3 tipos de PMO e você pode entender cada deles um em menos de um Tweet:

1. PMO de Controle: Aquele que controla e fiscaliza os GPs para garantir que as metodologias e processos estão sendo seguidos.
2. PMO Consultivo ou de Suporte: Atua como se fosse um coach para os GPs.
3. PMO Diretivo: Modelo onde os recursos que trabalham no “escritório de projetos” atuam como GPs.

No mundo da publicidade, o dia a dia de uma marca ou conta se resolve com a atuação de um bom Gerente de Projetos. Acontece que a sigla PMO está na moda. Só de ser sigla parece mais importante, algo que agrega mais valor, então todo mundo quer, todo mundo exige, mas quase ninguém sabe realmente para quê serve e isso se prova com inúmeros paradoxos.

O cliente pede PMO, mas exige cronogramas em excel.

O cliente pede PMO, mas não sabe lidar com cobranças.

O cliente pede PMO, mas não topa trabalhar com ferramentas de gerenciamento de projetos.

O cliente pede PMO, mas não gosta de seguir processos e acha tudo muito burocrático.

É nosso papel, como gerentes de projetos, orientar e conduzir esse cliente para que ele perceba valor na nossa atuação também. É preciso evoluir quando se exige um PMO para cuidar da sua marca. É preciso abrir a cabeça para aplicar novos processos, para entender como funcionam novas ferramentas, para seguir cronogramas de ambos os lados.

Em agências de publicidade é muito mais comum a atuação de Gerentes de Projetos do que de PMOs. As responsabilidades de um PMO acabam ficando com o Líder de Projetos da agência, pois é com o suporte dele que os GPs desenvolvem o seu trabalho no dia a dia.

Em resumo, o ponto principal aqui é saber diferenciar um PMO de um gerente de projetos e entender o que aquele cliente realmente precisa.

Trazer um PMO para um cliente implica (indiretamente) em trazer junto dele uma equipe de GPs. E é aí que entra a nossa inteligência de otimização de recursos: Será que é realmente necessário? Existe uma demanda pra isso? O cliente vai conseguir evoluir numa velocidade a ponto de assumir todo esse time e as cobranças e processos que virão junto dele?

Dividir esse pensamento com o seu cliente e fazê-lo perceber o valor da atuação de um GP no dia a dia da conta é essencial.

Ei cliente, o que você precisa é de um bom Gerente de Projetos, acredite.