O que considerar ao tirar um projeto do papel

Você acabou de receber a responsabilidade de gerenciar um projeto grande. Para isso, precisará supervisionar diferentes times e fornecedores, várias tarefas e muitos recursos complexos com prazos bem apertados – uffa, parece que será um desafio e tanto, não é mesmo?

Você ainda nem começou e as preocupações comuns de quem vai gerenciar um projeto complexo já começaram a aparecer, o time está vindo até você com perguntas, preocupações e muitas ideias! O que, acredite, é ótimo! Mas, para que o seu projeto seja um sucesso, você precisará ter certo cuidado e adotar algumas ações importantes.

O que precisa ser feito? Como deve ser feito? Quando fazer? O projeto satisfará os objetivos da equipe? Há alguma forma diferente de fazer para otimização dos recursos? Não seria melhor fazer as coisas de uma outra forma? Quais são os riscos envolvidos?

É neste momento que você percebe que precisa estruturar bem e ser ágil com os imprevistos. Como gestor de um projeto, seu foco inicial deve ser no planejamento, ou seja, identificar os elementos principais que seu plano precisa cobrir para que não vire um caos.

Com planejamento tudo dará certo, não se preocupe. Vamos ver algumas dicas?

#1 Tudo começa no objetivo

Parece meio óbvio né? Mas mesmo assim muitas empresas não dão a atenção devida ao objetivo. E quando dão no início, esquecem dele no decorrer do projeto e focam só em custos, por exemplo. Trace bem o seu objetivo e repita ele quase como um “mantra”. Faça com que ele fique claro para todos os envolvidos.

Antes de detalhar o seu projeto, você precisa primeiro entender “o quê” será feito e “porquê” será feito.

Vamos imaginar que você esteja liderando a criação de uma grande campanha publicitária com o objetivo de aumentar a aquisição nos pontos de venda da marca.

Essa é a descrição da ação e o resultado pretendido. Porém, um objetivo verdadeiramente impactante será aprofundado para garantir que todos os envolvidos no projeto permaneçam na mesma página antes que qualquer atividade realmente comece.

No lugar de descrever o objetivo de forma geral, adicione mais detalhes que possam torná-lo mensurável. A partir daí, você poderá monitorar o progresso e identificar imediatamente quando algo ficar fora de controle.

Portanto, seu objetivo geral do projeto pode ser algo como:

Organizar a criação da campanha publicitária X durante o primeiro trimestre do ano tal, com objetivo de aumentar a aquisição nos pontos de venda, engajando o consumidor a visitar as lojas da marca, aumentando a aquisição em pelo menos 35%.

Além disso, é preciso lembrar que todo projeto pode ter os objetivos principais e também os secundários, que são objetivos menores – mas não menos importantes – pois são eles que ajudam você a alcançar o principal.

Crie uma meta que seja realmente eficaz. Use a estrutura de metas SMART, assim as chances de sucesso irão aumentar!

#2 Quem é mesmo o responsável?

Definir as funções e responsabilidades de cada um dos envolvidos, incluindo aqueles que não fazem parte do seu time interno, é fundamental. Sem isso, já aviso, não adianta você seguir com o seu projeto.

Em projetos complexos, caso falte definir uma responsabilidade específica, ou ela seja definida erroneamente, pode acarretar no comprometimento da qualidade das entregas, trazendo prejuízos e atrasos no cronograma, inclusive.

Portanto, deixe bem claro quem deve abraçar cada uma das partes do projeto, bem como, quem é a pessoa ideal, para que o time aborde o responsável correto caso algum imprevisto aconteça.

No caso dos projetos maiores, talvez você não consiga determinar cada um dos envolvidos num primeiro momento, mas é preciso listar até onde você puder e depois você vai complementando essas informações.

#3 Pense, mapeie e invista bem nos recursos

É aqui que muitos gestores de projetos pecam! O planejamento e a execução de um projeto exigem muitos recursos diferentes, entre eles: pessoas, materiais, equipamentos, ferramentas, contratação de terceiros, etc.

Em uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute, o mau planejamento dos recursos foi citado como a segunda causa mais frequente de falha dos projetos.

Ao identificar os recursos que são necessários para um projeto com antecedência, você poderá facilmente gerenciar e otimizá-los melhor.

#4 Saiba identificar se você está trabalhando com o orçamento ideal

Não corra o risco de ficar sem orçamento para as atividades que forem mapeadas para a execução do projeto. Essa parte é delicada, pois você não pode correr o risco no caso de imprevistos. Por isso, recomenda-se sempre ter um budget de emergência para que você possa utilizar nesse tipo de situação.

O lado financeiro de um projeto geralmente é um dos mais desafiadores, você já deve ter ouvido que, estatisticamente, a maioria dos projetos excede o orçamento.

A McKinsey relatou que projetos de TI em larga escala, como apenas um exemplo, executam 45% acima do orçamento, em média. Uau, é muito, não é?

Isso geralmente ocorre pois é um grande desafio identificar o custo exato de um projeto antes mesmo de você começar. Sem contar nas surpresas e obstáculos inesperados ao longo do caminho.

Mesmo com esse cenário, você pode começar a fazer algumas estimativas de custos para evitar um cenário tão incerto.

# 5 Identifique as dependências do projeto

Um projeto é algo com início, meio e fim. Há vários formatos de gestão, mas em sua maioria, é dividido por fases, sendo que uma não pode iniciar sem que a outra termine. Para tal, é crucial identificar os tipos de dependências em cada uma das fases do projeto, para que você possa mapear um cronograma que faça sentido e que não crie gargalos desnecessários.

Por exemplo, voltando ao nosso exemplo de projeto citado lá no início, o marketing não pode iniciar com as divulgações da sua campanha até que você tenha a data e a hora bem definidos e que os pontos de venda estejam preparados para os atendimentos que irão gerar mais aquisições.

Há um método que pode te ajudar a identificar essas conexões de maneira direta, é o método do caminho crítico (CPM), construindo um modelo do projeto que inclui:

• Uma lista de todas as tarefas necessárias para concluir o projeto
• As dependências entre as tarefas
• Uma estimativa de tempo para cada atividade

# 6 Tome conta do cronograma

Prazo é prazo! Quem nunca ouviu essa frase que atire a primeira pedra. Atribua datas a cada atividade e para finalizar cada fase do projeto. Mas, pense em datas realistas. Coloque sempre mais prazo do que o previsto. Aquela gordurinha bem pensada no cronograma pode salvar sua vida em caso de imprevistos!

De acordo com a capacidade produtiva dos envolvidos e disponibilidade de recursos. Determinar uma data sem embasamento e sem critério nenhum poderá desnortear o rumo do seu projeto. Seja coerente, avalie sempre os prazos para manter a agilidade.

Há uma ótima dica para que você possa criar um cronograma realista: trabalhe para trás. Isso mesmo! Faça um roadmap. Identifique a data em que o projeto precisa estar 100% concluído e, em seguida, retorne a partir daí para identificar etapas das tarefas individuais e quais seriam os prazos finais para cada uma das fases que você mapeou.

Enquanto faz isso, consulte as dependências que você identificou para confirmar que está colocando as coisas em uma ordem que faz sentido.

Você pode contar com recursos que permitem a visualização diária e o envolvimento de cada membro da equipe nas atividades.

# 7 Comunicação não é tudo! É mais que tudo!

E não é só por trabalhar com comunicação que te digo isso. Sem comunicação nada seríamos! Imagine a bagunça que pode virar um projeto sem um bom plano de comunicação e sem o entendimento de todos os stakeholders do projeto sobre cada etapa?

É essencial definir algumas regras básicas de comunicação, como a frequência com que você se comunica e quais métodos usar.

Idealmente, as suas ferramentas de planejamento de projetos incluirão algum tipo de plataforma de gerenciamento de trabalho colaborativo que permite a comunicação centralizada, como permite o Operand, por exemplo. Mas você também deve ficar atento:

• Toda a comunicação relacionada ao projeto, incluindo o desenvolvimento de um plano de projeto, ocorrerá dentro da ferramenta? Quais serão os canais de comunicação utilizados?
• Você terá uma reunião de status agendada regularmente? Quem deve comparecer e apresentar sobre o andamento do projeto e cada fase?
• Você espera atualizações de certos membros da equipe ou partes interessadas diariamente, semanalmente ou mensalmente?

Um sistema de gestão de projetos pode te ajudar muito com isso! Tudo sobre o projeto fica guardado e relacionado. Pode parecer um exagero, mas quando se trata de gerenciamento e planejamento de projetos, é melhor ser muito detalhado do que deixar as coisas abertas à interpretação de cada um.

Enfim, essas foram apenas algumas considerações básicas para tirar um projeto do papel. O que você deve ter em mente é que ter essa comunicação centralizada, facilitar a colaboração em tempo real e ter maior visibilidade de seus recursos e cargas de trabalho irá contribuir muito para os resultados finais do projeto.