Kanban: o método certo para organizar os seus projetos

O Kanban é o modelo de gerenciamento que se utiliza colunas e cartões para facilitar o controle de tarefas e fluxo de trabalho. Entenda como ele funciona e como você pode utilizar a técnica

Ter muito produto no estoque pode significar problema na distribuição. O mesmo vale quando há algo de errado na produção e faltam produtos nas distribuidoras. O equilíbrio durante esse processo é a solução para não deixar faltar itens para os clientes e nem perder mercadorias por conta de produção em excesso. Foi assim que nasceu o Kanban, sistema que busca o equilíbrio nos procedimentos de uma empresa.

Os responsáveis pela invenção do método foram os japoneses da Toyota, na década de 60, inspirados nas técnicas de gerenciamento dos mercados americanos. Kanban é uma palavra japonesa e significa “cartão” ou “sinalização”. O sistema Kanban utiliza um quadro formado por colunas e post-its, no qual as colunas representam os produtos ou o status de fabricação e as cores representam o nível de urgência para a produção de cada produto.

Atualmente, a técnica transcende diversas áreas e está sendo utilizada para facilitar as produções de projetos por equipes de marketing e publicidade. Por conta da forma simples de operar e da eficiência na comunicação entre os colaboradores, o sistema Kanban faz parte das metodologias ágeis.

O Kanban é um sistema ágil e visual para o controle de produção ou gestão de tarefas. O método possibilita um monitoramento rápido e eficiente dos gestores e de toda a equipe. Por ser geralmente utilizado nas paredes das agências ou locais de trabalho, o Kanban tende a ser muito visual e fácil de analisar. As colunas e cores auxiliam no controle do que está sendo produzido, em que fase está a tarefa e com quem está a responsabilidade.

Para o que serve o Kanban

O sistema Kanban é ideal para gerenciar o fluxo de trabalho. Com a ferramenta, os gestores conseguem visualizar e controlar o que está sendo produzido e em qual status está aquele “job”. O Kanban é da mesma forma apropriado para equilibrar os processos do projeto – sendo eficiente para não prejudicar alguma tarefa que necessitava de outra ação prévia para ser feita – ou da equipe.

Abordando a equipe, o Kanban também pode ser útil para não sobrecarregar os colaboradores e ajudar a respeitar a capacidade produtiva das pessoas.

Como utilizar o Kanban

Para utilizar o método Kanban, são necessários três itens básicos: cartões, coluna e quadro. Os cartões, ou post-its, serão úteis para sinalizar uma tarefa ou ação que precisa ser tomada para que o resultado final seja entregue. Por exemplo, em um projeto para uma reformulação de branding, um cartão poderia ser “produzir imagem para post nas redes sociais”.

Para facilitar a visualização dos cartões, eles geralmente são diferenciados por cores e podem, com isso, representar o responsável pela tarefa, a prioridade do serviço e o tipo de tarefa. As colunas auxiliam na função de organização e representam o status dos cartões. O comum no Kanban são três colunas: A Fazer, Em Progresso e Feito. Os cartões devem ser movidos pelas colunas de acordo com o status da tarefa para exporem em qual situação se encontra para todos da equipe.

O quadro é a base desses dois itens, cartões e colunas. O quadro é o Kanban como um todo e pode ser feito de diversas formas dependendo do tipo de projeto que está em construção. Uma única equipe pode trabalhar com vários quadros simultaneamente e um quadro com as colunas pode mudar de acordo com as necessidades do projeto.

É válido lembrar que a transformação digital está também na Gestão de Projetos e o quadro Kanban é uma das ferramentas que também possuem versões digitais. Existem várias plataformas que disponibilizam o Kanban para uma empresa inteira e deixam o processo digital e de fácil acesso para todos da equipe.

O Kanban e o Scrum

O Scrum é um método ágil para gestão de projetos [Conheça mais sobre esse método neste texto][Link do texto sobre Scrum]. Dentro do framework, existe uma série de ferramentas que auxiliam nos processos de gerenciamento. Uma delas é o quadro Kanban, que se combinada com o Scrum, pode gerar um ótimo casamento para a Gestão de Projetos.

O Kanban é um sistema que pode ser utilizado tanto com o Scrum quanto sozinho. A grande diferença é que o quadro Kanban é mais flexível às necessidades das equipes do que o Scrum, que exige técnicas e personagens fiéis para ser efetivo. Em vez de impor regras, o Kanban é apenas uma ferramenta que permite que as equipes executem as tarefas com mais clareza e colaboração.

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