Transformação ágil: como o mercado publicitário está reagindo

Fábio Pitorri, especialista em gestão de projetos, revela em entrevista como está sendo a transformação ágil nas agências de publicidade

O conceito ágil é relativamente recente. Portanto, as áreas profissionais ainda estão descobrindo as melhores formas de se passar pela transformação ágil, e esse processo não é diferente na comunicação. Em pesquisa realizada pelo Standish Group sobre a entrega de projetos nos EUA, apenas 32% de projetos são bem sucedidos, 52% dos requisitos combinados previamente são implementados e 64% das funcionalidades são raramente utilizadas.

Na Pesquisa Panorama Gestão de Projetos 2018, realizado pelo Instituto Mestre GP, a falta de colaboração do cliente e as constantes mudanças no cenário (tecnologia, cultura, empresa etc.) são os principais motivos do fracasso dos projetos. A pesquisa também revela que a principal razão para as agências buscarem a implantação de métodos ágeis é aumentar a produtividade e eficiência.

Para explicar esses números, o Mestre GP conversou com Fábio Pitorri, um dos maiores especialistas do mundo em gestão de projetos. Atualmente, Pitorri é consultor do Hospital Albert Einstein e professor na FGV, FIA e USP. Confira a entrevista completa:

Mestre GP: Apesar de toda a transformação ágil que vem ocorrendo no mercado publicitário, diversas agências ainda têm dúvida sobre o verdadeiro conceito de ágil. Como você define o ágil?

Fábio Pitorri: Uma coisa importante: em todas as agências que tenho contato, eu vejo que a maioria tem a visão do ágil distorcida. O ágil até pelo nome leva uma conotação de ser uma ferramenta do qual você entrega mais rápido. Mas na verdade, o ágil não foi construído para entregar mais rápido, foi construído para ter mais flexibilidade pelo caminho.

Essa flexibilidade traz uma série de benefícios e o mais importante agora é entender que o ágil veio em um momento que as coisas eram feitas de modo muito pré definido, ou seja, existia uma definição inicial e se trabalhava nisso até o final, independentemente se era a forma mais correta ou não de resolver o problema.

Nessa época, era feito um desenho e executava o desenho da forma que fosse até o final, sem ter a certeza se ia resolver de maneira adequada ou não. Sem ter teste parciais e sem fazer validações parciais daquilo que se estava tentando entregar. Diferente disso, o ágil permite uma série de reflexões no meio do caminho por ele trabalhar entregando incrementos e iterações. Ou seja, ele trabalha entregando pequenos pedaços de tempos em tempos, o que permite fazer reflexões e avaliar se o que está trabalhando para entregar é a melhor solução possível. Durante a trajetória, o ágil permite que você faça ajustes de percurso para conseguir ir na direção certa que precisa ir. Então, a gente precisa parar de pensar que o ágil é ser rápido, o ágil não é ser rápido, e sim mais assertivo no resultado e ser mais flexível a adaptações e ajustes que forem necessários.

MGP: Então, essa é a diferença na escolha de seguir um caminho preditivo ou ágil. Seria diminuir o risco e aumentar a eficácia?

FP: Sim, lógico que eu acredito que cada ferramenta tem a sua aplicabilidade, mas em um ambiente de agência que é mais volátil, incerto, “VUCA”, eu acredito que o ágil funciona melhor, pois você precisa se adaptar, testar coisas e avaliar se o caminho que você está tomando é o mais certo possível. Por isso, eu tenho observado em agências que o ágil tem uma aplicabilidade muito mais vasta do que os métodos preditivos.

MGP: Como você explicaria o termo conhecido no ágil “entregar o dobro do produto na metade do tempo”?

FP: Existe um livro com esse nome e esse livro remete a fazer mais trabalho, entregar mais, entregar mais produtos, jobs e campanhas. Assim, o que o livro quer dizer é arrumar uma forma através do ágil para conseguir entregar mais resultado, valor, e na metade do tempo.

Através das adaptações e modelo ágil, que trabalha de uma forma incremental e iterativa, ou seja, de tempos em tempos eu tenho entrega e capacidade de ter feedback. Deste modo, eu consigo visualizar se o caminho que eu estou tomando é certo ou não e ser mais capaz de entregar valor, porque eu faço ajustes no produto para fica mais assertivo no resultado que é preciso alcançar.

Além disso, a equipe consegue ser mais produtiva, pois fica possível encontrar maneira de fazer a equipe trabalhar de forma melhor e conjunta. Ou seja, essas duas coisas juntas vão fazer com que eu consiga entregar mais em menos tempo. Muito mais valor em tempo menor.

MGP: Na aplicação do ágil, o que é necessário se preocupar para atingir o resultado desejado?

FP: Para atingir o resultado desejado, temos uma série de premissas, o primeiro é a mudança de comportamento. Uma mudança de comportamento grande que vai demandar patrocínio relevante. A gente precisa de patrocínio da instituição. Uma outra coisa importante é a participação do cliente, é muito importante o cliente estar próximo. As situações são muito diferentes quando você está trabalhando em uma transformação como essa e o cliente está distante ou próximo. Se o cliente está próximo e aceita esse novo desafio, com certeza, a chance de ter sucesso aumenta.

Uma outra coisa relevante é você romper as barreiras da organização. Toda organização tem uma série de barreiras e divisões. Para isso funcionar, as pessoas terão que trabalhar em times multifuncionais. Times de diferentes perfis profissionais para que esses integrantes se comuniquem melhor, fiquem mais entrosados e que com isso diminuam o retrabalho e aumentem a capacidade produtiva das pessoas que estão na organização.

Esse são alguns pontos importantes para conseguir passar de uma organização preditiva e dividia em silos para uma organização ágil e que está constituída de equipes e times que realizam o projeto.

MGP: Dentro do mercado publicitário, em que fase está o ágil e o que falta para chegar no ideal, se ainda não chegou?

FP: Hoje ainda está de certa forma inicial, a gente tem algumas agências que estão tentando implementar, mas esse mercado não é um mercado que já existe um padrão definitivo de como implementar ágil. Então, ainda estamos procurando uma melhor forma de isso ser trabalhado dentro das agências.

Existem algumas adaptações do método ágil usado em tecnologia de informação e em outras áreas para dentro de agência. Isso precisa ser adaptado e as agências estão trabalhando para adaptar isso para que funcione. Esse é o momento atual, mas ainda temos muito para fazer e muitos desafios. Infelizmente, a gente ainda vê as agências sofrendo muito com métodos ágeis implantados parcialmente. Exemplos são agências que estruturam squads, mas esses squads não operam entregando por incrementos em tempos em tempos, ou agências trabalhando squads com hierarquia.

Uma série de coisas que são aplicações parciais do modelo que por serem parciais ainda levam dificuldades do modelo anterior. A gente precisa muito abraçar o modelo na sua plenitude completa para fazer funcionar e precisa muito pensar como é que fazemos uma transição do que é aplicado em TI hoje para o modelo de agência.