Planejamento estratégico: não é sobre gastar tempo, é sobre investir

O famoso ditado que afirma que “tempo é dinheiro” traz à tona uma dificuldade que muitos gestores de projeto têm para convencer o alto escalão da empresa que o tempo investido no planejamento de uma estratégia nunca é um desperdício, ao contrário, é um investimento.

De acordo com a pesquisa “Pulse of the Profession 2018: Success in Disruptive Times”, realizada pelo PMI, mostra que apenas um pouco mais da metade das empresas (58%) entendem completamento o valor do gerenciamento de projetos. Ainda segundo o estudo, 9,9% de cada dólar investido é desperdiçado devido ao desempenho ruim do projeto, totalizando em média US$ 99 milhões para cada US $ 1 bilhão investido.

Esse desperdício acontece porque muitas empresas não investem tempo para analisar as suas ações e não traçam a rota de como alcançar seus objetivos. Para evitar o fracasso de projetos e organizações, o planejamento estratégico é essencial. Com ele, os gestores serão capazes de prever riscos e antecipar possíveis problemas.

É no planejamento que são estabelecidas as principais diretrizes e metodologias a serem utilizadas. Também é durante esse processo que são reunidas informações relevantes sobre a empresa, bem como estipulados os pontos fortes e fracos da ação e as oportunidades e ameaças. A partir daí forma-se a base para tomadas de decisões mais assertivas.

Conheça agora as 5 etapas do planejamento estratégico que colaboram para que as organizações otimizem seus projetos e obtenham melhores resultados:

1 – Defina a identidade da organização

Antes de começar qualquer projeto, você precisa conhecer quais são: a missão, a visão e os valores da empresa. Esses aspectos são importantes, pois moldam a identidade da organização e servem como base todo o planejamento estratégico.

2 – Analise os fatores de influência

Fatores internos e externos podem influenciar o seu projeto de maneira positiva ou negativa, então, para evitar surpresas desagradáveis, é preciso montar um panorama com os aspectos da análise SWOT: forças, fraquezas, oportunidades e ameaças.

As forças e fraquezas correspondem a análise do ambiente interno da empresa. Já as oportunidades e ameaças estão relacionadas com o mercado externo.

3 – Estipule metas, objetivos e estratégias

Após entender quais são os pontos fortes e fracos da sua empresa ou do seu projeto, é hora de estabelecer metas, objetivos e estratégias. Aqui você define o que quer alcançar, como pretende fazer isso e em quanto tempo, levando em consideração maneiras para minimizar as fraquezas e ameaças da análise SWOT.

4 – Desenvolva o plano de ação

O plano de ação corresponde a parte prática do planejamento estratégico. Nele você vai determinar quais atividades precisam ser executadas para alcançar os objetivos e dar andamento às estratégias que você definiu.

Um método eficaz para isso é o 5W2H, nele você descreve as tarefas do plano de ação, respondendo a essas sete perguntas:

O que será feito? (What?)
Por que será feito? (Why?)
Quando será feito? (When?)
Onde será feito? (Where?)
Quem o fará? (Who?)
Como fará? (How?)
Quanto custa? (How Much?)

É importante responder essas perguntas para cada uma das estratégias criadas.

5 – Acompanhe e faça uma avaliação dos resultados do processo

Em qualquer projeto, o sucesso é o objetivo principal, e para medir o quão uma ação foi efetiva ou não, é essencial adotar mecanismos para monitorar e analisar os resultados. Avaliações como essa podem ser feitas, inclusive, durante o andamento do projeto e não somente ao término, assim, é possível efetuar ajustes rápidos.

Com o intuito de facilitar essa análise, alguns indicadores de performance (KPIs) podem ser utilizados. Alguns deles são:

Taxa de Conversão
Retorno sobre Investimento (ROI)
Custo de Aquisição de Cliente (CAC)
Net Promoter Score (NPS)
Customer Lifetime Value (CLV)
Churn Rate

É fato que um planejamento estratégico bem desenvolvido pode gerar muitas vantagens competitivas para as empresas. Quando você vai começar a investir tempo no seu planejamento estratégico?