Você já adotou a metodologia BPM na sua empresa?

Metodologia BPM ajuda a otimizar a gestão de um novo fluxograma para melhoraria de processos dentro da empresa

Cada empresa tem sua forma de executar as atividades. Já parou para pensar que existem várias formas de enviar um e-mail, por exemplo?

A inclusão do gestor na cópia no envio de e-mail pode ser um processo que apenas a sua empresa faz. Ou a forma que ele é finalizado, seja “Um abraço, Fulano da Silva”, para dar um tom mais descontraído, ou um formal “Atenciosamente,” pode ser algo que a empresa considere essencial para o término da mensagem.

Direta ou indiretamente, as empresas possuem vários processos sendo executados no dia-a-dia.

Porém, a falta do registro do fluxo de um processo gera diversas consequências.

Um exemplo comum é quando não há clareza quanto às responsabilidades e atribuições de cada contribuinte. Pense no desperdício de tempo em delegar determinada atividade à uma pessoa que não conhece do assunto!

Além de atrasar a entrega, pode gerar retrabalho no fluxo (ou seja, mais tempo perdido).

Outro exemplo é quando a atividade cai no esquecimento e atrasa a finalização do processo. Esses casos acabam gerando uma frustração no time inteiro, e isso se reflete nos clientes, é claro.

Na Apiki, era justamente esse o cenário que eu via. Era comum ver pessoas atribuídas a atividades que não têm a proficiência adequada, os eventos eram desorganizados e os impedimentos não tinham uma ação a ser seguida.

Tudo isso, no dia-a-dia, era muito desgastante. Com a autorização dos gestores, atuei na aplicação da metodologia de processos de negócio.

Mas por onde começar? Antes de tudo, destinei um horário para juntar todas as informações necessárias para iniciar a modelagem dos processos.

Sentei ao lado de todos da empresa, não apenas dos gestores. Registrei todas as tarefas que são executadas e dificuldades em avançar pelo processo, além de esclarecer as funções de cada colaborador.

Em seguida, comecei pelo que mais estava gerando reclamações. Nesse caso, como trabalho em uma empresa que desenvolve soluções digitais na plataforma WordPress, iniciei a modelagem do processo de desenvolvimento de solicitações enviados por clientes, por ser o principal processo com constante atuação.

Após toda a análise e redesenho, é importante que seja apresentado à equipe o novo fluxo a ser adotado do processo. Lembre-se: a metodologia BPM é para ser utilizado em prol de todos os contribuintes. Não adianta fazer um fluxograma bonito onde apenas você entende o que está acontecendo.

É interessante passar a todos e pedir para que confirmem que o que foi proposto está claro (além de fazer uma última análise da proposta do processo).

Com isso em mente, reuni as dores e sugestão de melhorias, estudei o caso e finalmente apresentei o primeiro processo modelado, que foi aceito por todos. Claro que, os que deram sugestão de como o processo deveria funcionar, já seguiam o processo da forma sugerida. Mas aqueles que não tinham a facilidade para adotar um novo fluxo do processo continuavam com o processo imperfeito.

É justamente por isso que a adoção da metodologia BPM é tão importante. É determinar uma sequência de atividades para que não seja feita de várias formas.

O valor que é entregue quando é modelado um processo de negócio (onde todos ficam na mesma página) é significativo tanto para a empresa quanto para o cliente. É com a modelagem que conseguimos enxergar as falhas e podemos propor melhorias.

O próximo passo é fazer com que o time se adapte à nova realidade.

É importante monitorar a execução do processo, fazendo devidas anotações e orientar aos atuantes quando uma atividade não foi executada de forma correta.

De forma geral, a prática da metodologia BPM auxilia para que todos da empresa fiquem na mesma página, tendo conhecimento de como, onde, quem ou o que executa o processo.

Aqui na Apiki deu certo. Experimente a metodologia BPM na sua empresa também!