Censo Agências indica: 55% das agências não cobram pelo retrabalho

Neste post, vamos nos dedicar, essencialmente, ao que o Censo Agências indica sobre a tão temida refação que impactam no fluxo dos processos

Sempre que abordamos a produtividade das agências, algumas questões, que atuam como empecilhos do movimento de crescimento, vêm à tona. Uma delas é a dificuldade de gerenciar as demandas de refações. O Censo Agências indica que mais da metade dos gestores – 55% deles – não têm uma política de cobrança pelo retrabalho.

Isso quer dizer que os CEOs têm um time pouco produtivo e ainda saem no prejuízo, comprometendo a lucratividade e a rentabilidade da agência. Mas esse não é o único tema relevante que a pesquisa apresenta.

Desenvolvido pela Operand, com o apoio de parceiros, em sua quinta edição o levantamento traz uma série de dados que retratam, dentre outros fatores:

• Perfil das agências;
• Condução da gestão interna;
• Gestão de relacionamento com o cliente;
• O envolvimento dos profissionais;
• As principais perspectivas para o segmento.

Contudo, neste post, vamos nos dedicar, essencialmente, ao que o Censo Agências indica sobre a tão temida refação. Vem com a gente!

#1 Censo Agências indica: refações impactam no fluxo de processos

A pesquisa da Operand confirma que a refação atrapalha e prejudica o andamento das atividades das agências: 46% das pequenas e 56% das médias e grandes registram índices de retrabalho consideráveis.

O grande problema é que esse nó do fluxo de processos gera outros entraves na gestão. Veja só:

• 62% dos CEOs das agências médias e grandes e 49% dos gestores das agências menores colocaram a produtividade da equipe ou individual como o principal desafio da empresa;
• 51,5% deles, considerando a média entre agências da capital e do interior, têm dificuldade também na mensuração de resultados;
• 27% afirmam que não avaliam se o trabalho realizado valeu a pena financeiramente.

Neste contexto, a criação de peças, por exemplo, aparece como um dos serviços com melhor rentabilidade financeira para 61% das agências médias e grandes e 57% das empresas menores.

Contudo, se as refações não são contabilizadas, seria esse mesmo o serviço mais rentável? É impossível saber sem uma gestão adequada das refações requeridas.

#2 Principais formas de gerenciar (ou não) a refação

Quando indagados sobre a maneira como costumam gerir os pedidos de refações, 55% dos gestores afirmaram que não conseguem cobrar pelas demandas extras.

Enquanto isso, 28% deles cobram quando há alterações no briefing. Somente 12% consegue colocar um percentual de cobrança a partir de um dado número de alterações.

#3 O que fazer diferente para controlar as refações?

Antes de pensar em uma estratégia e definir ações para driblar o retrabalho, é fundamental avaliar o modelo atual de gerenciamento das atividades do time. Muitas vezes, é preciso repensar o modo como as tarefas são distribuídas e os processos estão organizados. Tudo para descomplicar a rotina e otimizar o tempo dos profissionais. Confira o passo a passo:

1. Reorganize o fluxo de trabalho: para torná-lo mais coerente e assertivo, considere a média de refação da sua agência e inclua esse tempo na pauta de atividades. Se não tiver essa média, comece a mensurá-la. Quanto mais preciso for esse dado, melhor será para o processo.
2. Use e explore o briefing: se o objetivo é evitar erros e refações, vale empoderar o briefing, fazendo dele uma ferramenta facilitadora. Indique os requisitos mínimos como padrão de informações para o briefing da sua agência. Assim, com um modelo em mãos, o profissional que coleta o briefing não corre o risco de esquecer orientações importantes. Quanto mais insumos para a equipe de criação, melhor será. Afinal, assim ela terá um direcionamento mais claro para o desenvolvimento da atividade.
3. Invista em um software de gestão: uma plataforma de gestão para acompanhamento e monitoramento das atividades é essencial para manter a agência organizada e competitiva. Além de melhorar a comunicação interna, a gestão das entregas e motivar o time, trata-se de um excelente recurso para ajudar na leitura da performance da agência.
4. Cobrança de taxa de retrabalho: essa medida pode gerar um desconforto inicial, mas ela é necessária pelo bem de todos. Vale estabelecer algumas regras. Você pode considerar, por exemplo, que se as alterações estiverem relacionadas diretamente à falha da equipe, elas devem ser integradas ao processo. Porém, se os ajustes requerem mudanças de escopo (por parte do cliente) determine limite para um número mínimo de solicitações sem cobrança.

Quer inovar na gestão da sua agência e driblar o retrabalho? Que tal aprender mais sobre o tema? Faça o download do nosso e-book “Refação nas agências, como otimizar o processo de aprovação”. Um guia perfeito para orientá-lo na sua jornada em busca de mais rentabilidade e produtividade para a agência.

Para baixar a pesquisa Censo Agências 2019 e obter mais informações a respeito da realidade do mercado publicitário, acesse: www.operand.com.br.