Como fazer uma boa gestão da comunicação da equipe

Os gestores estão buscando constantemente diferenciais competitivos para aumentar a produtividade e alcançar os resultados esperados, de forma que possam fazer o negócio manter a competitividade perante os concorrentes. Uma das mais importantes habilidades de um profissional é a competência de comunicação. Assim é também com os negócios. Uma comunicação que flui só traz benefícios e melhora a gestão de todos os processos internos.

Como consequência, uma boa gestão da comunicação da equipe resulta em uma boa comunicação da empresa com o mercado. Quer conferir algumas dicas para fazer uma​ boa gestão da comunicação​? Primeiramente, vamos listar as fraquezas de uma comunicação interna, pois é preciso que você compreenda os prejuízos que uma comunicação ineficiente pode trazer ao seu negócio.

• • • Pouca abrangência dos canais de comunicação: ​os canais selecionados para a comunicação devem atingir todos os colaboradores se o objetivo é uma mensagem geral ou apenas um público-alvo específico para determinada comunicação.​ ​Por isso deve-se tomar cuidado com a abrangência para garantir a qualidade da comunicação interna.

• • • Falta de adequação entre linguagem e conteúdo: ​além de garantir que irá receber determinada comunicação só quem você deseja, é essencial adequar a linguagem e o conteúdo para cada tipo de receptor para garantir eficiência.

• • • Abandono e falta de vínculo com o objetivo e estratégia do negócio: ​é importante que os gestores criem um fluxo de informação que esteja alinhado com os objetivos da empresa para que seja possível transmitir informações aos colaboradores com clareza e definir as prioridades de cada equipe.

• • • Má utilização dos sistemas de comunicação interna: ​geralmente as falhas na comunicação acontecem pois os gestores ou os responsáveis pelas ferramentas de comunicação não aproveitam todos os recursos que elas oferecem. Como manter a equipe bem informada sem utilizar algum sistema ou processo de comunicação interna.

• • • Padronização da gestão de pessoas: ​muitas vezes uma comunicação precisa ser personalizada, cada pessoa é diferente, há grupos de pessoas que compreendem as coisas de determinada forma e outros, de outra. Por isso, manter uma comunicação padrão para todos os casos nem sempre pode ser uma boa escolha.

• • • Falta de transparência e compartilhamento de informações por parte da empresa: ​a comunicação interna é imprescindível para um ambiente mais produtivo. O compartilhamento de informações sobre a situação atual da empresa, os concorrentes, as novas tecnologias, as oportunidades de mercado e, em especial, a clareza na exposição dos desafios a serem superados fortalecem a relação de confiança entre líderes e liderados.

Agora que já identificamos os problemas da falta de gestão da comunicação, vamos às dicas para que você, como líder, possa gerenciar com eficácia a comunicação da sua empresa.

1) Identifique e assuma o seu papel de liderança
Ok, você é o​ líder​. Então assuma seu papel e suas responsabilidades para que possa cobrar isso dos seus liderados também. Os gestores têm papel importante na gestão da comunicação interna, devem sempre estar preparados para ouvir e dialogar. Sendo responsáveis por fazer cada membro da equipe entender a sua importância e quais são as suas responsabilidades. Também, pela ​motivação da equipe​, por criar um ambiente mais humano e colaborativo, onde as pessoas entendam a importância de se ajudar. Criar um ambiente onde todos possam colocar as suas opiniões e ideias na mesa contribui (e muito) para a inovação. Não se esqueça: os gestores devem ser bons comunicadores e investir no aprimoramento contínuo​.

2) Faça da integração o seu lema!
Manter as equipes alinhadas com o propósito de existir do seu negócio ou com o objetivo de um projeto específico é fundamental para o sucesso de ambos. Já pensou se você precisa implantar um projeto e necessita da ajuda de duas equipes mas estas​ equipes nunca interagiram​ e nem sabem o que a outra faz? Além disso, como gerenciar as demandas se não há integração e uma comunicação eficiente entre elas? Por exemplo, se uma das áreas resolve executar as suas atividades sem levar em consideração as demandas da outra…o que pode acontecer? Todo o projeto ficará comprometido.

3) Distribua e formalize a delegação das responsabilidades
Você já conhece as competências de cada membro do seu time, desta forma, distribuir as atividades se torna uma atividade muito fácil. Entretanto, neste momento não basta falar. É preciso organizar e formalizar que você delegou atividade X para fulano e não para ciclano. Esse tipo de formalização evita confusões e deixa tudo bem claro para a equipe, evitando que uma tarefa se perca e fique sem ser executada.

4) Construa uma cultura de feedbacks
Todo mundo gosta de ser ouvido e apresentar as ideias em que acredita. Por isso, um gestor precisa estar aberto a ouvir os seus liderados em todos os momentos. A inovação surge em um ambiente com liberdade e confiança. Além disso, a comunicação entre gestor e membros da equipe direciona os projetos, motiva os colaboradores e gera um ambiente de respeito e troca de experiências. Para um colaborador, ter a certeza que será ouvido faz ele entender que realmente faz parte do processo. Por isso, quando a empresa possui em sua cultura interna o hábito de dar feedbacks aos colaboradores, geralmente consegue reter e atrair profissionais talentosos e mantê-los motivados.

5) Ouça o mercado
Além de saber ouvir seus colaboradores é importante ouvir o que o mercado tem a dizer. Ou seja, o gestor precisa estar atento ao que os clientes, fornecedores e parceiros podem sugerir. Muitas vezes a solução para um problema e para manter uma boa comunicação vem através de sugestões externas.

6) Crie um momento para trocar ideias
Organizar um calendário para conversar com a equipe é muito bom para manter a comunicação fluindo. Estabeleça datas e horários para conversar com a equipe a respeito de um projeto, para que possa alinhar as informações e todos possam tirar dúvidas. Ou até mesmo para fazer um ​brainstorming​.

7) Use a tecnologia a seu favor
Lembre-se: é importante formalizar o que foi decidido para evitar falhas na comunicação. Para isso, conte com o apoio da tecnologia para te ajudar a disponibilizar informações para a equipe. Ferramentas de gestão de atividades e tarefas podem ser grandes aliadas.

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