Reunião – como aproveitar bem o tempo e a pauta

Reunião é um assunto que promove discussões e desperta amor e ódio ao mesmo tempo. Grande parte das empresas, principalmente, em agências de publicidade e comunicação, a agenda é constante. Com isso, há profissionais que acreditam que são importantes, e também profissionais que levantam a bandeira que as reuniões não contribuem para a evolução do trabalho.

Independentemente de qual opinião você tenha, um detalhe não é possível mudar… As reuniões vão fazer parte do dia a dia, principalmente, para o profissional Gerente de Projetos. No entanto, o diferencial é como aproveitar o encontro para não perder tempo, tornar o ambiente agradável e mais produtivo. Certamente, você não vai querer ver algum integrante jogando pôquer no celular durante a reunião como o ex-candidato à presidência dos Estados Unidos e senador republicano John McCain durante o Comitê de Relações Exteriores do Senado dos EUA, não é mesmo? (para descontrair, rs)

Para realizar uma reunião produtiva:

Tenha uma pauta

O ideal é já incluir no invite o tema que será abordado e tentar seguir rigorosamente para não perder o foco e tratar assuntos que não são relevantes para o status do projeto.

Participantes

Outra dica para otimizar o tempo da reunião e garantir qualidade é limitar o grupo de participantes. Para isso, verifique se há necessidade que todos os profissionais envolvidos no projeto precisam participar. Assim que definir a pauta, já selecione as pessoas que podem contribuir para o objetivo da reunião.

Foco

É comum com o debate de opiniões, o rumo da reunião mudar e se perder da pauta estipulada. Para a gestão eficaz, peça educadamente, que o grupo retome a atenção ao tema principal. Com jeito e respeito, é possível manobrar a situação sem causar problemas.

Ata

Para que todos consigam acompanhar e desenvolver o que ficou resolvido e acordado na reunião, inclua as informações na plataforma de gestão ou crie uma ata (no formato mais adequado para o segmento do trabalho). No entanto, não deixe de compartilhar as informações, prazos, mudanças, e novas ideias que surgiram no bate-papo. Assim, todos terão acesso e tudo o que foi conversado não será perdido com o tempo.

E você como faz para gerenciar bem as reuniões? Compartilha com a gente nos comentários!