Escute todos, ouça os Stakeholders

Onde o Gerente de Projetos ‘passa’ surge uma informação, sempre terá alguém com alguma dúvida, querendo alinhar alguma nova descoberta ou situação do projeto e, em muitos casos, novas decisões “informais” são tomadas nessas conversas pelo trânsito do GP entre os membros do time.

A negociação da informação é uma atividade muito praticada pelo Gerente de Projetos, uma vez que a maior parte da informação do projeto é articulada pelo Gerente de Projetos mesmo não sendo ele o detentor de toda informação. Todo projeto é composto de diversos atores, com diversas competências e em algum momento alguma informação específica não é de conhecimento do Gerente de Projetos por não ser necessária para a gestão efetivamente.

Essa negociação passa pela capacidade de interpretar, ou seja, a capacidade de avaliar como a informação chega até o Gerente de Projeto, como ela é consumida pelo GP e como ela é adicionada ao projeto.

Se relacionar é, entre muitos, um dos papéis do Gerente de Projetos, transitar pelas equipes e seus membros, sendo assim coletar frequentemente informações com esta equipe principalmente do andamento do projeto, mas neste trabalho é possível se deparar com conflitos nas informações que são relevantes para o trabalho da equipe, isso é um ponto de atenção para o GP.

Ter informações conflitantes, por mais que façam algum sentido e sejam praticáveis, podem levar seu projeto para direções contrárias ao seu objetivo, principalmente sob o ponto de vista de expectativa do cliente. Não podemos confundir informações difusas com sugestões de melhoria para o projeto, que são sempre bem vindas e devem ser estimuladas para que no final o projeto seja concebido da melhor forma.

Algumas dicas para evitar que as informações “de corredor” façam seu projeto ir para outra direção:

Se aproxime da equipe

Estar próximo da equipe fará de você, sem esforço ou imposição, um agente ativo e percebido por esta equipe, por este motivo a equipe te manterá informado do andamento do projeto e assim das informações que são articuladas entre os participantes do projeto.

Ouça e remova os obstáculos da equipe

Estar pronto para ouvir as dificuldades da equipe sobre o projeto e se prontificar a ajudar revelará uma postura de liderança importante para a gestão do projeto, e dessa forma você saberá quais informações estão sendo levadas a discussão, e consequentemente, se o projeto está sendo conduzido para o caminho correto.

Avalie mais de uma fonte

Se alguma informação chegar até você “informalmente”, se esta informação fizer algum sentido e, principalmente, se entender que é pertinente para o projeto, converse com mais pessoas para avaliar se estão também com a mesma percepção. Se constatar que sim, reúna a equipe e alinhe todos com a informação correta.

Identifique os detentores da informação (stakeholders)

Essa ação é importante para mapear quem detém informações relevantes do projeto, fazendo isso você pode eliminar possíveis intermediários e chegar a fonte da informação.

Não evite o diálogo

Evitar enfrentar uma situação de conflito ou diálogo mais intenso com a equipe pode no futuro gerar retrabalhos e desgaste maior para sua gestão, por isso não evite o diálogo, pelo contrário, estimule e execute sempre que se mostrar necessário.

Esgote todas as possibilidades

Ao se confrontar com uma informação esgote todas as possibilidades de entendimento, muitas vezes por conta do prazo e importância do projeto não será possível se atentar a todos os detalhes e essa informação pode ser levada como verdade imediatamente, mas exercite a crítica dentro do tempo que tiver para que o projeto não tome um rumo contrário ao seu objetivo.