Cronograma: importante documento de acompanhamento do projeto

Trabalhar em um projeto exige do Gerente de Projeto constante avaliação do andamento das entregas alinhadas entre patrocinador e fornecedor. Muito do que foi levantado no escopo, principalmente em trabalhos criativos e que demandam aplicações tecnológicas (sites, aplicativos, hotsites e por aí vai ou ativações baseadas em experiências), é necessário que se revise este documento de escopo, pois a concepção da ideia do planejado frente ao que é viável sofrerá alterações. É nesta hora que temos de nos concentrar com algo muito importante do projeto, o Prazo.

Um projeto se estrutura em três pilares que são: Prazo, Custo e Recursos (tendo um 4 pilar que deve ser inegociável, a Qualidade). Hoje, vamos falar de um elemento crucial para que você o controle de forma eficaz, o Cronograma.

Se pensarmos sob o ponto de vista do patrocinador do projeto, que também sofre pressões internas em relação ao prazo do projeto (quando ele será entregue), quais as fases e os entregáveis de cada fase, entendemos que o cronograma é de extrema importância.

Também se faz importante para a equipe do projeto, para que esta tenha visão clara da importância de cada participante no projeto, pois se uma entrega atrasa, impacta nas próximas que virão. No universo de agência de publicidade o cronograma sofre mudanças constantes, e acredito que não poderia ser diferente, uma vez que ideias são muito subjetivas e o papel do Gerente de Projetos nesse cenário é transportá-la para o campo da aplicabilidade e da viabilidade, claro, que com a ajuda da equipe toda.

Desta forma, é importante que se tenha adequado o cronograma com prazos praticáveis e se possível com alguma margem de risco para manobras no meio do caminho.

Um grande desafio que se vê na gestão de um cronograma de projetos em agência de publicidade é não impactar o prazo por demandas posteriores ao inicio do projeto, uma vez que dificilmente teremos equipes dedicadas para apenas um projeto, salvo exceções caso isso esteja estabelecido em contrato, claro. Sendo assim, ter a visão analítica de manobrar demandas que surgem pós inicio do projeto é hoje um grande desafio para o GP de agência de publicidade. Algumas dicas:

Envolva os líderes de cada área no alinhamento do prazo

Um exemplo, o Diretor de Criação tem maior clareza da sua equipe e quanto tempo cada tarefa de Criação irá durar, então envolva todos os líderes das áreas do projeto para que analisem o projeto e estipulem o prazo.

Seja factível no seu cronograma

Entenda o fluxo de trabalho da agência, apesar de cada líder ter sinalizado o prazo de cada tarefa, entenda com o restante da equipe de Projetos quais outros trabalhos estão em andamento para que o seu projeto não “encavale” com outro.

Faça a gestão de risco

Estabeleça todos os riscos que envolvem o projeto, se não for possível todos, elenque pelo menos os principais como, por exemplo, risco no atraso da aprovação do cliente. Isso, dará maior segurança no momento em que for necessário reagir a este obstáculo.

Faça a gestão dos fornecedores

Se tiver fornecedores envolvidos, trabalhe o máximo de tempo possível para geri-los, pois uma gestão a distância exige mais empenho e consequentemente confiança no fornecedor, gaste tempo com ele e elenque um método de acompanhamento diário – por exemplo, o modelo Scrum.

Se comprometa com o prazo

O prazo estipulado para o Gerente de Projetos é a sua palavra em jogo, por isso, faça o possível para cumpri-lo, mas entenda que um projeto é dinâmico, tem diversos interesses envolvidos, muitas variáveis e pode sim ter obstáculos que impactarão no prazo, por isso seja o primeiro a ter essa visão e o primeiro a sinalizar a equipe, isso trará mais tranquilidade e segurança a sua condução.

Entenda que o cronograma é uma visão de linha do tempo, hoje temos diversas ferramentas, plataformas, métodos e conceitos com diferentes abordagens pra esta visão de cronograma, mas o importante é ter a referência da sua necessidade e assim tomar as melhores decisões na gestão do seu projeto, ancorada em dados e indicadores concretos, o prazo / tempo que sem dúvida é um destes indicadores.