Comitê de Boas Práticas do Instituto Mestre GP lista dicas para Gestão de Portfólio

Este artigo foi produzido pelo Comitê de Boas Práticas do Instituto Mestre GP com objetivo de reunir ideias e experiências de cada membro para a produção de um material exclusivo.

Em tempos de crise econômica e concorrência acirrada, a busca pela eficiência é crucial para sobrevivência das empresas. Neste cenário, um dos pilares que precisa ser observado com muito carinho é a gestão do portfólio dos projetos.

Nossa intenção neste artigo é falar um pouco sobre boas práticas adotadas por profissionais de agências de publicidade e algumas ferramentas que podem auxiliar nesta tarefa. E, mais do que isso, fomentar a discussão deste assunto na comunidade e contribuir com o conhecimento de forma geral.

Por definição, a gestão de portfólio é o olhar do gestor para a carteira de projetos da empresa de maneira a selecionar e executar os projetos que mais contribuem com as metas e objetivos estratégicos da organização.

Estão entre os objetivos estratégicos das empresas:

• Aumentar a rentabilidade
• Reduzir os custos
• Melhorar a satisfação dos clientes
• Inovar em produtos e serviços
• Aumentar a participação no mercado (market share)
• Fortalecer o posicionamento da marca
• Incrementar a base de clientes

No mercado de publicidade, que é essencialmente de serviços, os objetivos mais comuns estão ligados a rentabilidade, custos e inovação.

Qual a diferença entre um GP e um gestor de portfólio? Enquanto o gerente de projetos está focado na entrega dos seus projetos individualmente, com seus desafios de escopo, prazo, custos, qualidade, riscos, entre outros, o papel do gestor de portfólio é avaliar a influência de cada projeto na carteira para o alcance dos objetivos estratégicos definidos para a agência.

Esta função é desempenhada normalmente pelos diretores de projetos, gestores de operações, CEO, COO, PMO, dependendo do porte e estrutura da empresa.

Toda organização sempre possuirá mais demandas, oportunidades e iniciativas do que sua capacidade de executá-las. Nas agências não é diferente, muitos clientes batem na porta e além dos projetos internos. O que determina a eficiência da gestão de portfólio é a seleção das propostas dos projetos mais relevantes para a empresa.

Portanto, precisa-se definir critérios claros para a escolha de projetos de forma que possamos comparar propostas completamente distintas.

Algumas técnicas definem pontuações e pesos para cada critério de acordo com sua importância. O score final define a prioridade do projeto.

Alguns critérios que podem ser considerados são:

• Custo do projeto
• Margem de lucro
• Riscos
• Relevância do cliente
• Complexidade
• Alinhamento estratégico
• Visibilidade para o mercado

Mas como atingir bons resultados? O que pode auxiliar o gestor nesta tarefa?
Listo abaixo algumas práticas e ferramentas que temos usado para nos ajudar nesta tarefa.

Mapeamento de oportunidades (Leads)

Estou chamando de oportunidade ou lead todos os pedidos de propostas feitos pelos clientes para a agência e também iniciativas internas.

É importante que estes leads estejam consolidados em um Pipeline com as devidas informações que foram estimadas, como esforço em horas, tempo de produção, custo, deadline esperado e status da proposta.

Estes dados precisam estar organizados e facilmente acessíveis. Podem estar em uma planilha com filtros que possibilitem buscas e simulações. Outra forma é fazer um Kanban utilizando o Trello, por exemplo.

Esta prática contribui para que nenhuma oportunidade caia no esquecimento e seja feito um acompanhamento junto ao cliente para transformá-las em projeto.

Roadmap de projetos

Tão logo se conheça o tamanho do projeto e o seu deadline esperado, é muito interessante que o possível projeto seja disposto em uma linha do tempo junto com os jobs que estão em andamento. Desta maneira, o gestor tem uma visão dos projetos que estarão rodando simultaneamente para providenciar os recursos humanos e materiais necessários.

Quanto mais amplo o horizonte de planejamento mais tempo para alocação, priorização ou qualquer tipo de manobra.

Como este controle precisa estar sempre atualizado, o uso de uma boa ferramenta facilita muito a vida! Uma que atende bem a este propósito é o Roadmunk. Com ela é possível ter uma visão por projeto ou por recursos ao longo do tempo. É fácil de atualizar e publicar para todos os envolvidos.

Visão dos Projetos

Visão dos Recursos

Controle de custos

Outro indicador que precisa ser acompanhado de perto são os custos. Verificar o orçamento previsto versus o realizado, o que deve ser faturado, pagamentos realizados, etc. Estes fatores juntos vão indicar a saúde financeira da carteira de projetos.

Mas como controlar os custos através de várias planilhas, e-mails, contratos, hora/homem de cada funcionário?

Com uma ferramenta de gestão, é possível automatizar várias tarefas manuais e passíveis de erro, além de ter um controle preditivo sobre os custos.

O Runrun.it, por exemplo, tem um time tracking integrado às tarefas e pode ser usado para distribuir demandas para todas as pessoas de sua agência. Ao clicar em trabalhar, os colaboradores indicam quanto está sendo gasto em cada tarefa, projeto e cliente, já que também é possível incluir a hora/homem de cada colaborador. Então o sistema cruza os dados de tempo investido x colaborador x hora/homem.

É possível, ainda, incluir o orçamento de um projeto, e o Runrun.it compara com o que já foi gasto, incluindo gastos extras (com fornecedores, por exemplo). Há dois relatórios em que é possível acompanhar os custos:

O relatório de custo orçado (previsto) versus realizado no período, com o gasto inclusive de cada pessoa em cada tarefa.

A página de um projeto, com o controle preditivo de custos, que analisa se o projeto tem ou não previsão de ultrapassar o limite indicado por você.

Reunião de status

De posse de todas estas informações, é fundamental ter um momento em que o responsável pelo portfólio senta com os GPs, Atendimentos, Gestores de áreas, etc, para olhar para os indicadores e verificar se existe algum impedimento para que os projetos mapeados aconteçam. Se existe mais alguma oportunidade para ser acomodada no roadmap, se há mudanças ou qualquer impacto no planejado.

Nesta reunião que os conflitos serão negociados e resolvidos de acordo com as prioridades da agência. A frequência deste encontro pode ser semanal.

De todos os pontos abordados o importante é lembrar que o portfólio de projetos precisa ser avaliado de forma unitária e que os projetos precisam estar alinhados com os objetivos estratégicos da empresa.

E você, conhece os objetivos da sua agência? Está gerenciando seus projetos buscando resultados de acordo com estas metas? Junte-se a nós e contribua com o aumento do conhecimento da comunidade.

REFERÊNCIAS:

https://www.treasy.com.br/blog/5-passos-para-criar-um-planejamento-estrategico-para-sua-empresa

https://smallbusiness.chron.com/company-objectives-marketing-companies-10844.html

https://www.projectbuilder.com.br/blog-home/entry/estrategia/o-que-e-gestao-de-portfolio-de-projetos

Ebook Pipeline da Gestão de Projetos

O Comitê de Boas Práticas é composto por: Marcelo Ficotto – Presidente do Comitê, Daniel Martins – Ogilvy Brasil, Denise Kotsubo – CP+B,  Filipe Guazelli – Isobar, Guilherme Levy, Henrique Salvadori – Y&R, Marcos Falcão – Foster, Marcos Yamamura – DPZ&T, Priscila Sakai – Ogilvy Brasil, Rosi Pacheco – w3haus e Thiago Lentini – Jüssi.