A gestão começa de dentro para fora

Ao longo da minha carreira, pude vivenciar todos os lados da Publicidade. Trabalhei como Cliente, Agência, Veículo, e hoje sou sócio fundador da PRAVY, um Estúdio de Tecnologia e Inovação.

Em todos os lugares, CEO, COO, Diretores de Projetos e ademais, possuem as mesmas metas: vender e entregar. Porém, as vezes as suas próprias empresas não possuem um Business Plan ou simplesmente um plano de ação. Posso exemplificar alguns casos:

1 – Agências Offline que querem fazer Digital, mas nos seus contratos com clientes, o digital é de graça e você não consegue onerar os projetos, e com isso, sua operação não é rentável;
2 – Veículo que quer entregar uma ação especial e não monta uma documentação para gestão deste projeto e acaba tendo problemas diversos de gerenciamento e entrega;
3 – Cliente que quer fazer algo inovador, mas coloca sua verba toda no filme de campanha e esquece que o inovador também custa caro;
4 – Produtora que promete tudo, faz tudo, vende de qualquer jeito e não tem um controle financeiro gerencial das coisas.

Vivenciando todas essas experiências, sempre busquei extrair o melhor aprendizado de cada uma delas. Hoje, colocamos em prática tudo aquilo que gostaríamos de ter passado nos locais que conhecemos. Para mim, de todos os aprendizados, o maior deles foi saber que só se pode ser bem sucedido quando se ama o que faz, genuinamente.

Caso você seja um gestor que precise mostrar números e que tem a liberdade de fazer, comece contratando um consultor financeiro. Por mais que você tenha habilidades financeiras (sou formado em Ciências Contábeis), seu consultor poderá junto com você, montar uma estratégia que torne sua empresa rentável, pois não adianta apenas vender e ter uma despesa igual ou maior a venda.

Aqui vai algumas dicas para uma boa gestão interna:

1 – Monte um Pricing (Profit and loss) para seus orçamentos. Coloque todas as informações possíveis, como staff, salários, overhead, margem de lucro, comissões, impostos. Assim, baseado nas horas passadas pela sua equipe, poderá ter um orçamento estimado real.
2 – Overhead: você pode fazer de duas formas:
2.1 – Dividir toda a despesa que você não pode vender dividida pela quantidade de pessoas na sua equipe, ou;
2.2 – Dividir através de % no valor fixo de cada funcionário. Quanto maior o valor, maior será o overhead.
3 – Monitore as horas gastas da equipe. Peça sempre que mantenham seu timesheet atualizado. Se a equipe produzir mais rápido que o estimado, seu lucro será maior.
4 – Estabeleça metas para os líderes da sua equipe, dando em troca benefícios caso a meta seja batida: festas de comemoração, viagens de finais de semana, bônus.
5 – Confronte no final do projeto o previsto x realizado, compartilhando com os líderes de cada área.
6 – Mantenha os líderes próximos dos dados da sua empresa. A confiança e importância são sentimentos importantes para a saudabilidade da empresa.
7 – Faça isso regularmente. Sabemos que o dia-a-dia é sempre corrido, mas reserve na agenda essa reunião, para que ações possam ser tomadas antes que ocorra algo ruim. Mitigar riscos é uma área do conhecimento de um projeto muito importante.
8 – Tenha um plano comercial saudável. Não venda mais do que pode entregar e não venda apenas por vender. A venda precisa ser planejada e controlada para ser rentável.
9 – Verifique seu caixa diariamente. Como dizia um outro consultor que passou por aqui: só vemos a sujeira do açude quando a água está baixa. Não deixe chegar nesse ponto. Siga a risca seu Business Plan ou sua estratégia.
10 – Mantenha seus stakeholders felizes. Compartilhe experiências, ouça e seja ouvido, aceite sugestões, teste, seja aberto para novas tecnologias e metodologias de trabalho. Lidere pelo exemplo. O nome chefe não combina mais com o momento que estamos vivendo.

Com sua empresa ou área montada desta forma, você poderá ter uma visibilidade maior dos seus projetos e um controle mais sólido para guiar o futuro da mesma.