Gestão de Projetos e Operação, o dia dia de um GP

Gerenciamento da operação e gerenciamento de projetos, são assuntos recorrentes em conversas entre Gerentes de projeto. No mercado em que estou inserido, o da comunicação, trabalhar com os mesmos recursos para ambos os casos, é uma prática até certo ponto comum. No entanto, acredito que o fato de dividir os recursos não seja o maior problema, mas sim, a falta de entendimento do que são projetos e do que são operações, e como lidar com cada um dos casos em nossa rotina de GP, seja um dos causadores dos problemas no momento de planejar a execução de um novo projeto. Mais do que entender didaticamente, ou saber de cor aquilo que livros de boas práticas em gestão de projetos traz como conceitos para ambos, convido a todos que estiverem lendo, a adequar as definições abaixo a suas realidades. De forma bem resumida defino que projetos e operações são:

Projetos: São esforços temporários para elaboração de um serviço/produto com resultado único, ou seja, são taxados de temporário pelo fato de possuir data de início e fim claramente definidos.  Outra característica importante dos projetos, é possuir um ciclo de vida; Ele começa, ele se desenvolve e ele acaba. Quando ele acaba? Quando seus objetivos foram atingidos.

Operação: São esforços contínuos, que visam manter um produto/serviço, funcionando de forma correta. Um bom exemplo é o de uma montadora, que durante um ano produz veículos em série até que o projeto da nova linha estabeleça o fim desta operação (e obviamente o início de outro ciclo operacional). Outro ponto importante que deve ser entendido, é que operação não possui data de início, tão pouco de fim pré definidos, ela existe enquanto aquele produto/serviço estiver fazendo sentido em existir.

Em resumo, a grande diferença entre projetos e operação, é que um é temporário e o outro é permanente. Um gera um resultado único, e outro tem como grande característica a rotina.

Outra forma de entender projetos e operação pode ser:

Uma software House cria um sistema de Chat com integração ao CRM da empresa. Isto é um projeto.  

A mesma software house instala este mesmo Chat em outros servidores, configurando e adequando o mesmo aquele ambiente. Isto é uma operação.

Voltando a nossa rotina, é muito comum elaborarmos os cronogramas de projeto e nos deparamos logo ali na frente com as demandas operacionais dos nossos clientes, seja por uma oportunidade, ou por serem de natureza recorrentes, é aí que possuir o entendimento claro do que são projetos e do que são operações nos auxilia a organizar nossos recursos, e por consequência garantir que a operação não cause impactos negativos ao andamento dos projetos.

Uma sugestão é organizar a rotina dos recursos deixando espaços reservados para demandas operacionais (manutenção de um site, produção de card, correção de um Bug, etc). Caso estas demandas não ocorram, seguimos o andamento do projeto conforme seu planejamento. Um exemplo bem claro para explicar o que foi descrito acima, é imaginar que em seu projeto o Designer responsável está alocado 5h por dia, as outras 3 estão destinados a demandas de operação. Em dois desses dias não houve demandas de operação, permitindo assim, que o recurso consiga ficar dedicado às 8h do dia em seu projeto, onde sua dedicação prevista era de 5h. Esse “malabarismo” reforça ainda mais a necessidade do Gerente de Projeto acompanhar de perto as entregas e acima de tudo a gestão para que o esforço estimado não ultrapasse o planejado.

Partindo da premissa que deixamos espaços diários na pauta dos recursos para demandas operacionais, se faz necessário organizar cronogramas levando em conta o tempo que cada recurso estará disponível para aquele determinado projeto (chegando assim a sua deadline ou verificando a necessidade de mais recursos). Esse cronograma em tese prevê os espaços que mencionei acima, ele não aloca ninguém por mais tempo do que o planejamento das demandas operacionais permite.

Para que o caso acima funcione, a maior dica que pode ser dada é: faça um planejamento de projeto consistente, mapeando junto aos atendimentos e diretores de conta, o volume operacional que deve ocorrer durante o ciclo de vida do seu projeto. Somente desta forma você conseguirá mapear a necessidade de um terceiro, de uma contratação e acima de tudo de ter garantias que seu projeto será entregue na data estipulada sem estourar o budget.

Gerencie seus recursos de perto, sinalizando os caminhos, caso não ocorram demandas operacionais, extraindo assim o melhor de cada envolvido nas suas tarefas.

Como mencionei no início deste material, não existe fórmula mágica, se seu volume de demandas operacionais for grande, talvez se faça necessário possuir uma equipe única para atendê-las, e jamais operar com recursos em paralelo. Se seu volume operacional for pequeno, você pode seguir a dica acima, tendo em mente que 2017 (assim como 2016) continuará sendo o ano de entregar mais com menos. Por isso, o papel do Gerente de Projetos está em alta no mercado da comunicação.