Como reinventar o negócio das agências com o Gerente de Projetos

Tenho 22 anos de carreira, todos em produtoras ou agências de comunicação. Vivenciei várias mudanças nesse mercado que exigem muito de todos. Com todo esse cenário nunca o profissional Gerente de Projetos esteve tão em alta.

O Gerente de Projetos é um profissional que conecta e soma em todas as áreas da agência. Dentro desse meio eles surgiram primeiramente nas agências digitais devido a complexidade e necessidade de conhecimento técnico. Esse profissional tem um amplo e flexível conjunto de ferramentas e técnicas, convertendo atividades complexas e interdependentes em tarefas e sub-tarefas que são documentadas, monitoradas e controladas. Trabalha bem sob pressão e se sente confortável diante de mudanças e da complexidade de ambientes dinâmicos.

O uso dele em agências de publicidade tradicional é recente – a causa também foram os projetos digitais e a expectativa dos clientes de ter na sua agência profissionais multifacetados e preparados para esse tipo de entregável – algumas estão descobrindo a capacidade de entrega desses, utilizando-os para gerir projetos de toda natureza.

Ele habitualmente fica alocado na área de projetos – que muitas estão estruturando nesse momento –, que por sua vez habitualmente responde para a área de operações, cujo líder geralmente é o COO (Chief Operation Officer).

Parceria com o time de Negócios (ou Atendimento)

É sabido que os projetos têm tamanhos diferentes, graus de complexidade, custos, riscos atrelados, duração, número de pessoas envolvidas diferentes, ou seja, características particulares. Para qualquer deles, há um esforço operacional necessário para ser entregue. Em algumas agências esse esforço é realizado pelo time de negócios, que além de gerar receita precisa garantir que a entrega aconteça conforme acordado.

Por isso, em algumas agências há no organograma da equipe de Negócios profissionais dedicados para esse esforço operacional – geralmente em maior quantidade –, mais focados na entrega dos trabalhos em andamento do que a missão de gerar resultados para o cliente e consequentemente faturamento para a agência.

É uma inovação operacional direcionar esse esforço para a área de projetos. A área entende, decupa e ajuda na definição do escopo, planejando e acompanhando as entregas, evitando surpresas, além de fazer a gestão da comunicação garantindo de que todos os envolvidos entenderam o que precisa ser feito, sempre com serenidade e o senso de urgência. Quando um problema ocorre, trata os conflitos e focos de atrito, liberando a área de negócios dessa operação trabalhosa – segundo um estudo feito pela organização PMSurvey no Brasil, para 43% das 676 empresas estudadas um dos grandes benefícios do gerenciamento de projetos foi a integração entre as áreas e para 42% o benefício foi a minimização dos problemas que ocorriam.

Um dos ingredientes dessa inovação é compor a equipe com equilíbrio, alocando Gerentes de Projetos para o esforço operacional e profissionais de Negócios para gerar receita.

A parceria das duas áreas – que também se iniciou em agências digitais – é uma tendência e os líderes tem o papel de dar condição e estabelecer as diretrizes, a fim de potencializar os benefícios. Convido-os a experimentar e avaliar os resultados.

Para quem a Área de Projetos deve responder?

A minha orientação é que não fique alocada hierarquicamente em áreas como negócios (ou atendimento), criação ou planejamento. O que precisa prevalecer é a neutralidade, autonomia, imparcialidade e um dueto com outros departamentos em um ambiente colaborativo, sem subordinação, mas com o mesmo objetivo.

Ao implementar esse modelo novo, respeite o atual – que provavelmente funciona há alguns anos com uma equipe que tem seu valor – aproveitando o que tem de melhor. É natural que exista resistência à essa mudança e cabe ao líder evidenciar os benefícios e ganhos e fazer a equipe participar dessa construção, buscando transformar o desconhecido em conhecido, engajando-os. Sei que não é fácil e é trabalhoso.

Visão dos clientes

Em algumas agências esse modelo está começando a ser aplicado com sucesso e o retorno é financeiro, pois o recado que dão é de que o trabalho do dia-a-dia está acontecendo e sendo entregue com qualidade e muitas vezes superando as expectativas das marcas para as quais elas prestam serviços, aumentando assim a confiança e aproximando o cliente da agência – no estudo da PMSurvey, houve 39% de aumento de satisfação dos clientes com os resultados obtidos com o gerenciamento dos projetos.

Reflexão

“O novo não nasce dos velhos processos. O novo nasce da condição para o novo.“ (Renato Sertório, Especialista em Inovação, Coordenador de Aprendizados no Instituto MestreGP e Miami AdSchool/ESPM)

Vale a reflexão: Você está inovando na operação da sua agência? Está dando condições para que ela aconteça?