Como lidar com as más notícias do projeto

O papel do Gerente de Projetos é gerenciar as etapas de execução de um trabalho, isso permeia as atividades pertinentes, recursos alocados, investimento, prazo e qualidade. Porém um dos principais trabalhos do GP é a Gestão de Pessoas, e isso esta diretamente ligado ao ato de comunicar alguma situação, seja ela positiva ou negativa.

A negativa é sempre mais crítica de lidar.

Um projeto consiste de muitos atores, sendo eles internos (recursos envolvidos para execução) ou externos como o patrocinador do projeto, que podemos encarar como sendo um único time com atribuições diferentes.

Gerenciar um projeto não é uma ciência exata, por mais que tenhamos hoje ferramentas que possibilitem agrupar ações dentro de uma racionalidade e controle, porém fatores subjetivos como o fator humano são possíveis de se mapear, porém difíceis de controlar.

A introdução deste artigo foi para abordarmos um tema delicado num projeto, que são as notícias negativas, ou seja, aquelas que por algum motivo irão comprometer o projeto, por atraso, qualidade, custo, escopo, etc.

Antes de divulgar a informação negativa avalie corretamente o cenário e o que ocorreu para que este cenário fosse alcançado. Numa situação como essa, apesar de aparente descontrole é fato que uma sequencia de fatos acarretou essa situação, basta que você recorra a este histórico para que possa traçar uma linha do tempo e consiga passar a informação sem que esta seja interpretada como alguma “incompetência” na gestão. Se em algum momento do projeto houve uma falha do GP, pontue neste overview, assim você poderá também no futuro avaliar como melhorar seu trabalho e evitar esta falha.

É importante nesse momento utilizar da relação que se estabeleceu com o time do projeto, se este estiver do seu lado passarão por essa crise juntos e encontrarão uma solução. Reforço aqui um comentário que levantei no post Gestão de Fornecedores: Uma faca de dois gumes, “se observarmos a atuação de um Gerente de Projetos é fácil constatar que 80% / 90% do trabalho por ele executado passa por algum tipo de negociação, seja ela feita com os colaboradores da empresa onde atua ou buscando fornecedores”, ou seja, traga o time para próximo para que situações como essa sejam diluídas mais facilmente.

Na outra ponta temos o patrocinado do projeto, este que também precisa ser alertado desta situação. Um dos grandes aliados do Gerente de Projetos é o cronograma, instrumento que possibilita visualizar em etapas os trabalhos que serão realizados, por isso mantenha este sempre atualizado. Se este documento estiver atualizado, será mais fácil divulgar a situação, pontuando que em alguma etapa teremos algum obstáculo, porém não menosprezando todo o trabalho que já foi executado em dia, com entregas assertivas, isso irá mostrar que a situação atual pode ser contornada e esta sob controle, apesar de ser algo inesperado.